L’arxiu electrònic únic. Un repte per a les administracions públiques

La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques va articular una nova manera de regular l’actuació de les administracions públiques, amb una especial referència a la tramitació electrònica.

Tanmateix, el desenvolupament d’aquesta llei ha plantejat alguns dubtes en la seva aplicació pràctica i és per aquest motiu que cal establir criteris que ajudin a interpretar determinats aspectes per fer-hi front.

La Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques estableix en el seu article 17 un seguit de punts a destacar:

En primer lloc, cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en els termes que estableixi la normativa reguladora aplicable.

En segon lloc, els documents electrònics s’han de conservar en un format que permeti garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació dels documents, així com la seva consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre. S’ha d’assegurar en tot cas la possibilitat de traslladar les dades a altres formats i suports que garanteixin l’accés des de diferents aplicacions. L’eliminació dels documents esmentats ha de ser autoritzada d’acord amb el que disposa la normativa aplicable.

I, finalment, els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents han de disposar de mesures de seguretat, d’acord amb el que preveu l’Esquema Nacional de Seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, així com el compliment de les garanties que preveu la legislació de protecció de dades.

Per altra banda, la llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic estableix en el seu article 3.2 que les administracions públiques s’han de relacionar entre si i amb els seus òrgans, organismes públics i entitats vinculats o dependents a través de mitjans electrònics que assegurin la interoperabilitat i seguretat dels sistemes i solucions adoptades per cadascuna d’elles, han de garantir la protecció de dades de caràcter personal i han de facilitar preferentment la prestació conjunta de serveis als interessats.

En aquest sentit, cal destacar que l’arxiu electrònic no és un simple magatzem on guardar els documents. L’arxiu electrònic a més de l’emmagatzematge de documents ha d’incorporar el tractament de documents electrònics a partir d’un model de gestió documental establert. Així mateix, l’arxiu electrònic, ha de contemplar unes normes i uns criteris ben definits, i unes eines abans de fer qualsevol integració tecnològica o automatització. Entre aquestes eines que hauríem de tenir en compte, el model o esquema de metadades, un catàleg de formats, eines de migració, documents de seguretat, control d’accés, les auditories i còpies de seguretat, entre altres.

L’arxiu electrònic ha de cobrir tot el cicle documental, és a dir, ha de cobrir la gestió i la conservació documental i la seva implantació s’hauria d’abordar en un únic projecte, en diferents fases, en el qual hi ha d’haver un equip multidisciplinari que treballi de manera conjunta format per diferents àmbits: l’àrea de la gestió documental i arxiu, de l’àrea de tecnologies i gestió del coneixement i de l’àrea d’organització amb el propòsit de garantir les propietats essencials dels documents: autenticitat, fiabilitat, integritat, identitat, accessibilitat i usabilitat.

Com dèiem més amunt i per tal d’aconseguir l’accés i millorar l’eficiència de les organitzacions a les administracions públiques es requereix una fase d’anàlisi documental prèvia, com són: descriure la documentació, identificar els tipus de documents que integren cada expedient, establir l’organisme i unitats que són productores dels documents, saber que s’ha de guardar i que no, unes polítiques i criteris en gestió documental, uns recursos tecnològics, un pla de preservació, unes estratègies de conservació i unes eines per controlar la seguretat, entre d’altres.

En síntesi, un arxiu electrònic no és una solució tecnològica ni un repositori digital. L’arxiu electrònic forma part d’un sistema de gestió de la informació en el qual calen criteris definits amb l’objectiu de cercar i recuperar ràpidament la informació quan la vulguem consultar.

En aquest nou context, la tramitació electrònica ha de constituir l’actuació habitual de les administracions públiques per aconseguir una administració sense paper basada en un funcionament íntegrament electrònic i per donar servei als principis d’eficàcia i eficiència per aconseguir una administració més eficient i àgil.

Creieu que les administracions públiques estem preparades per aquest nou repte?

 

6 thoughts on “L’arxiu electrònic únic. Un repte per a les administracions públiques

  1. A l’Administració de la generalitat penso, des de la meva visió, que estem molt lluny a assolir el que es demana. L’arxiu electrònic es un tema, per a mi, preocupant. Ens trobem que hem començat a generar documentació electrònica, en alguns casos per anar complint amb les exigències normatives però també en molts casos per exigència d’altres administracions, potser millor preparades.
    Per a mi es crea una situació de incertesa i inseguretat per veure en la necessitat de guardar aquests documents sense conèixer criteris de classificació i arxiu, guardant-los en unitats locals o comunes amb uns criteris que no sabem si després es podran recuperar de forma massiva ni tant sols individualment. Això comporta un risc de possible pèrdua de documentació per no poder ser recuperada, mal classificada o mal arxivada ja que cada un fem servir uns criteris personals que difereixen segons persones i unitats.
    Entenc que sigui difícil la posada en marxa d’un sistema d’arxiu únic per a tota la Generalitat (tot i que hi ha hagut temps per fer-ho) però als treballadors ens cal unes instruccions mínimes per part de la Generalitat o dels departaments corresponents per tal de poder tramitar i arxivar tota aquesta documentació que ja estem generant i rebent.

    M'agrada

    • Entenc la teva preocupació i la compartim molts treballadors de la Generalitat. Mitjançant els Grups de Treball Multidisciplinari dels departaments s’està intentant conduir aquesta transició.
      En tot cas et recomanaria que contactessis amb el responsable de gestió documental i arxiu del teu departament qui et podrà assessorar.
      Cordialment

      M'agrada

  2. Crec que és obvi que les administracions públiques encara no estan preparades per acomplir la normativa però han d’assolir el repte i ho faran . Per aconseguir-ho, però, és necessari aquesta tasca multidisciplinar , d’estudi previ i anàlisi dels procediments des de l’inici que, en molts cassos, ja s’ha iniciat, si bé que que fins ara està anant una mica a debades. És imprescindible, com apunta l’article, que hi hagi un lideratge en la política de gestió documental decidit que marqui els criteri, les eines, el què i el com i coordini i aprofiti les experiències d’error-i encert per marcar criteris corporatius . És a dir, cal un compromís definitiu dels màxims responsables de les administracions públiques amb l’aportació dels mitjans formatius i tècnics que pertoquin en aquesta direcció per tirar endavant el repte de l’Administració electrònica que té com a pedra angular la gestió documental i l’arxiu electrònic únic.

    M'agrada

    • Benvolguda
      coincideixo en gran part en el plantejament que fas en el teu comentari. Voldria, però, informar-te que estem desenvolupant una política de gestió de documents electrònics mitjançant el projecte ARESTA. El lideratge funcional es du des de la Direcció General del Patrimoni Cultural en coordinació amb CTTI i OPAE. Els principals departaments i ens han constituït el seu Grup de Treball Multidisciplinari (integrat per resposnables d’organització, TIC i arxivers) amb la finalitat principal d’adequar al model de dades d’ARESTA els seus aplicatius o usar aplicacions corporatives TAIS, TG, etc. En aquest sentit voldria destacar l’obligatorietat dels instruments tècnics esquema de metadades, quadre de tipus documental, quadre de classificació funcional, codificació d’ens i taules d’accés i avaluació documental . També la Generaltat ha determinat que el seu arxiu electrònic sigui iArxiu del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya. Tot el que et comento està regulat per l’Ordre CLT 17/2014 que estableix el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat. Probablement aquest mateix 2018 ja podrem iniciar les transferències a l’arxiu electrònic dels primers procediments tramitats completament per mitjans electrònics i finalitzats
      Sap greu que la percepció sigui que no s’està treballant quan realment s’està fent una tasca molt intensa en el si dels departaments i en força organismes i probablement haurem de fer major difusió (tot i que hem de reconèixer que amb els equips tan reduït que som aquesta ara mateix no pot ser la nostra prioritat ja que intentem cobrir el dia a dia del desplegament) És en tot cas un projecte amb una dificultat organitzativa molt accentuada ja que cal treballar molt en un canvi en com es gestiona la informació i sobre tot en com s’ha de compartir. Hem de comptar que la Generalitat no és pas una administració petita i a més té un gran nombre d’ens. En el peu del missatge trobareu informació ARESTA. Per a qualsevol informació complementària estem a la vostra disposició

      M'agrada

  3. D’altres no se, la nostra crec que falta una mica.

    Un dels reptes de l’arxiu electrònic es que els diferents organismes de l’administració puguin disposar, pel tràmits que realitzen, d’accés als documents (electrònics o digitalitzats) implicats en els tràmits i que l’interessat ja hagi presentat a l’administració per registre amb anterioritat i constin a l’arxiu electrònic. Hi ha tràmits, de diferents organismes que requerixen documentacions similars en els expedients (memòries, plànols…), tot considerant que encara hi ha tràmits on es sol·licita documents no exigits per la normativa reguladora.

    Llei 39/2015 Article 28, Punt 3.
    3. Les administracions no han d’exigir als interessats la presentació de documents originals, llevat que, amb caràcter excepcional, la normativa reguladora aplicable estableixi el contrari. Així mateix, les administracions públiques no requereixen als interessats dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable o que hagin estat aportats anteriorment per l’interessat a qualsevol Administració. A aquests efectes, l’interessat ha d’indicar en quin moment i davant quin òrgan administratiu va presentar els documents esmentats, i les administracions públiques els han de sol·licitar electrònicament a través de les seves xarxes corporatives o d’una consulta a les plataformes d’intermediació de dades o altres sistemes electrònics habilitats a l’efecte

    M'agrada

  4. Cal facilitar al ciutadà i a les empreses la presentació de documents a l’administració, per tant, cal afegir a les pàgines d’inici de gencat, canal empresa, etc., un enllaç (curt) a la petició genèrica. La petició genèrica genera 6 fulls i en cap es demana que l’empresa o el ciutadà escrigui el número d’acta a la qual respon, per exemple,…

    M'agrada

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out /  Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out /  Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out /  Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out /  Canvia )

w

S'està connectant a %s