La societat on vivim es caracteritza per sobreviure en un món de canvis continuats; la revolució, heretada dels darrers anys del segle passat, d’allò que vam anomenar “noves tecnologies” i Internet avui s’ha tornat en quelcom que forma part del nostre ADN i de les nostres rutines. Les persones no tenim temps material, gairebé, d’incorporar la totalitat de les eines digitals que van apareixent i cadascú incorpora a les seves vides, al seu oci i al seu lloc de treball aquelles eines que necessita. La societat ha trobat al núvol un seguit d’eines gratuïtes que els fan més senzilles les activitats habituals: compartir documents que no es poden enviar per correu electrònic, elaborar documents de forma col·laborativa, compartir en grup fotografies o vídeos, fer presentacions en línia, tenir un bloc de notes digital al núvol…i tot plegat amb el valor afegit de poder fer-ho servir des dels dispositius mòbils, ja siguin telèfons intel·ligents o bé tauletes digitals i des d’aplicacions que es poden descarregar gratuïtament i que en faciliten l’ús.
Les organitzacions, tot sovint, van a un altre ritme en la incorporació de les eines digitals al núvol als processos interns de gestió, o bé a les rutines organitzatives o com a eines a disposició dels treballadors. Cal preguntar-se els motius pels quals les organitzacions, ja siguin públiques o privades, són reticents a incorporar eines digitals que la societat ha incorporat d’una manera molt més ràpida. La resposta no és ni única ni simple: en alguns casos hi trobem motius relacionats amb la seguretat de les dades i de la informació de què disposa l’organització i, en d’altres, la seguretat dels sistemes informàtics, però també és cert que en algunes ocasions hi ha reticències relacionades amb la percepció que els empleats no faran un bon ús de les eines digitals i que aquestes seran motiu de distracció o d’abús, fins i tot en alguns casos hi ha hagut sentències judicials o expedients sancionadors a empleats que han fet un abús o mal ús d’eines digitals, especialment l’ús del correu electrònic per a usos personals o, fins i tot, per a finalitats que perjudiquen l’organització. En l’àmbit de les organitzacions públiques, de forma desigual i en una mateixa administració, es pot donar el cas que l’accés a les eines al núvol o a les xarxes socials estan censurades des del lloc de treball.
Mentrestant, es dóna el cas que els empleats públics estan explorant el seu talent, les seves capacitats d’aprenentatge i de necessitat de treball col·laboratiu. En molts casos, ho fan utilitzant eines al núvol per a cobrir necessitats que no cobreixen les eines corporatives, i ho fan des de la responsabilitat professional i el coneixement més o menys ampli o limitat de les nombroses aplicacions que surten dia a dia.
En aquest marc l’EAPC, en la seva preocupació constant per capacitar i informar els empleats públics, en els darrers anys, ha donat una formació especialitzada en eines digitals de les quals han gaudit més d’un miler de professionals del sector públic. Aquesta iniciativa ha permès potenciar el treball col·laboratiu i els usos responsables d’aquestes eines des del lloc de treball. Així mateix l’EAPC ha elaborat diferents vídeo-tutorials per facilitar l’aprenentatge dels usos d’algunes d’aquestes eines digitals. Tanmateix, molts empleats públics han incorporat les eines que han après a fer servir en altres entorns per millorar aspectes del seu entorn professional. Així, doncs, ens trobem en una situació on sembla que la necessitat, la voluntat de gestionar millor per part dels empleats públics i la vocació de treballar col·laborativament no sempre té el mateix temps de resposta en les eines digitals corporatives que les diferents administracions públiques ofereixen i que el mercat ens inunda de manera gratuïta, usable i molt accessible.
Quina actitud penseu que han de tenir les administracions públiques en relació amb les eines digitals al núvol i les xarxes socials com a eina de treball? Penseu que els empleats públics han de ser proactius a l’hora d’incorporar eines digitals al núvol i per a poder millorar les seves competències i els serveis que presten des dels seus llocs de treball? Esperem les vostres opinions!
[…] Article del mateix autor publicat originalment a eapc blog […]
Si crec en les noves tecnologies, però van molt ràpid, més del que nosaltres podem assimilar. Si crec que ens hi hem de posar, i intentar fer més facil el dia a dia. Per l’Administració Pública crec que pot ser una eïna ràpida i útil i de molt menys cost per el que fa ara amb les llicencies de protecció de dades que tenen que tenir.
Si que les noves tecnologies omplen una part del nostre ADN, però elles evolucionen molt, molt més ràpid que la configuració i l’adaptabilitat dels nostres gens.
Davant de la qüestió de l’us d’aquesta tecnologia dins l’administració pública, si que em plantejo el problema de la seguretat com el més important, doncs jo confio en que les persones són bones i en faran un bon us, però sempre hi ha l’excepció que confirma la regla, i aquesta persona no tan bona és la que obliga a canviar les normes del joc, a fer-les més resctrictives, i posa indirectament traves cap una evolució agil, eficaç, comunitaria i sinergica.
Per què l’administració no utilitza les noves aplicacions? Com a bon polític respondrem una pregunta amb una altre pregunta, Per què no fa servir programari lliure? per què esta pagant llicencies carisimes a grans multinacionals? De moment sempre hi ha interessos ocults, que a poc a poc, molt a poc anirem canviant.
En defensa de l’Administració Pública, que és la responsable de gestionar correctament els nostres diners, ha de buscar un equilibri per adaptar-se els continus canvis de les noves tecnologies amb la inversió mínima o la més rentable.
Si partim de la base de que els tempos de l’administració i el de les noves tecnologies son totalment diferents, entenem perquè a l’administració en cara estem encollats en el segle passat.
Si això li sumen com ja dieu en el bloc, el problema de seguretat en la protecció de dades i un tema que passa desapercebut que es la mitjana d’edat dels funcionaris que implica que molts de nosaltres desconeixem la majoria dels nous aplicatius i en general de com utilitzar les noves tecnologies per treure-li un bon profit, el desfase es total.
També partim de la inexistència de transparència en la administració i per tant la dificultat d’accés a dades tant per part del administrat com per part d’altres administracions o inclús entre departaments.
Totes aquestes dificultats son barreres alhora de utilitzar els nous recursos que proporcionen les noves tecnologies.
Noves tecnologies que afavoreixen l’accés quasi immediat a l’ informació i a una planificació mes racional del treball. Y es l’administració qui ha d’habilitar mecanismes, perque es faixi un bon us d’aquestes eines. No hi ha prou a que els treballadors es reciclin i intentin adaptar als seus coneixements al seu lloc de treball, ha de haver-hi una voluntat per par de l’administració i dotar els llocs de treball tant de noves eines com de protocols d’actuació que sistematitzin el seu us. Hem de caminar cap una administració 2.0
Si l’administració a través del seus polítics, transmet constantment a la societat etiquetes com “innovador”, reinventar-se”, “emprenedor”… com a qualificatius imprescindibles a la societat d’avui, cal ser crític amb nosaltres perquè aquests qualificatius no han descrit mai a l’administració. Si volem ser creïbles comencem per nosaltres.
L’administració té un engranatge que respon tard a les necessitats de la societat i aquest retard molts cops converteix la resposta en obsoleta quan arriba al públic, especialment en tots aquells camps en que els canvis són molt ràpids.
Jo també penso que el meu ADN esta molt lluny de tenir tan integrades les eines web 2.0, però si que cal donar resposta a una població, ja molt nombrosa, per a qui aquest afirmació sí que és certa i a la vegada, ser motor que empenyent aquest canvi a qui té un ADN lluny d’aquesta afirmació.
Cal ser positius i entendre aquesta formació com una mostra d’interès pel canvi.
El meu ADN, malauradament, no té cap rastre de noves tecnologies. Sóc massa gran.
Tot i que és cert que espontàniament tots, en diferents mesura, per necessitat i comoditat, hem anat incorporant algunes aplicacions que hem aprés pel nostre compte.
L’Administració però, pel seu propi funcionament té uns altres tempos.
Qualsevol eina ha de ser convenientment contrastada i oferir, no només, una protecció màxima de totes les dades que fa servir dels ciutadans, sinó que a més a més, cal que el seu funcionament sigui òptim per la qual cosa abans de incorporar-la “oficialment” és de tot punt imprescindible passar un període de assaig amb la màxima la casuística possible (que mai serà exhaustiva) per tal de garantir, en la mesura d’allò que sigui possible, un funcionament correcte evitant perjudicis als ciutadans.
Recursos digitals i Administració Pública
Com molt bé remarqueu la nostra societat actual SOBREVIU en aquest món de canvis continuats i ben cert és que la velocitat dels canvis supera de llarg la millor de les voluntats possibles a qualsevol organització. . . especialment l’organització pública.
La societat de la tecnologia informàtica dona molts recursos i molt adaptats a les necessitats de quasi qualsevol usuari . . . usuari que, per altre part, no necessita de grans coneixements ni preparació per a usar aquests recursos. Només una mica d’interès, ganes, voluntat i una mica (o una mica bastant o molta) de formació, però res que no pugui ser esmenat i esdevingui a la llarga, a més, enriquidor humanament.
És evident que les administracions públiques són molt receloses a innovar, a incorporar novetats, ja siguin digitals o de qualsevol altre mena…i també sabem que la velocitat de l’administració pública és molt diferent de la velocitat de la societat i, sobre tot, de la realitat. Són dimensions allunyades i que es poden alleugerar aquestes diferències amb formació i amb voluntat i ganes per ambdues parts: organització i usuaris.
Els motius dels recels, perque són variats, són diversos i més o menys raonables, però considero que es poden assumir relativament en considerar l’operativa i l’estructura de l’organització, que és de tal magnitud que esdevé molt complicat ser àgil i contemporani a en resoldre els fets. I entenc que qui hauria de ser proactiva en aquest tema és la pròpia administració molt abans que els seus treballadors, tot i que és molt, i molt complicat i complexe moure el monstre que és l’administració pública.
L’EAPC esta sent pionera, amb totes les limitacions que calen, en el tema de la formació dels recursos tecnològics i cal reconèixer-ho.
Em permetre ser una mica crítica, a la manca de confiança cap el funcionari i la manca de confiança amb la seguretat dels sistemes informàtics, jo afegiria alguna cosa més. L’administració tot i que en parla molt, no te la percepció ni valora el talent com a part del valor afegit de la seva organització, sovint deixa anar als més preparats, els més inquiets, els més curiosos, té una tendència a no bellugar res, qualsevol canvi costa moltíssim i no tant perquè els treballadors posin problemes, si no que és és un tema de concepció, com he dit abans, cal valorar, fer partícip a la gent que treballa a l’organisme en els projectes, tenir una línia clara cap a on es vol anar, cal responsabilitzar als treballadors de la seva feina i de les eines que utilitzen, en una paraula cal que ens fem grans i que apliquem molta més transversabilitat en el treball. Personalment crec més en els equips de treball, que en un sistema piramidal que ara per ara és el que funciona a l’administració.
Quan es canviï la línia estructural de pensament sobre l’organització, serà molt fàcil que s’avanci en la utilització de qualsevol eina que produeixi una riquesa de talent a l’organització i conseqüentment també s’avançarà a les necessitats internes i externes.
Totalment d’acord amb l’enunciat del de l’article : “les necessitats van pel davant dels recursos digitals disponibles:aprenentatge, coneixement i talent”
És evident la reticència de l’administració a posar els mitjans adients per tal de que els seus empleats puguin implementar les noves eines digitals , ni tant sols tenim instal·lat el navegador Chrome i les excuses que addueix , problemes de seguretat i possible mal ús de les mateixes en benefici propi i no de la administració, no em semblen consistents , penso que el problema més aviat radica en una falta de confiança per desconeixement de les eines dels nostres responsables i del potencial que poden aportar aquestes eines en l’optimització de les nostres tasques diàries.
Crec que cal actuar en dos fronts , per una banda proporcionar una bona formació i coneixement d’aquestes eines tant als comandaments intermitjos com als treballadors base per tal de que tots pressionem als responsables de les nostres unitats de les millores que ens podrien aportar l’ús d’aquest recursos.
Es cierto que al Administración Pública es a menudo lenta en la toma de decisiones referidas al uso de las nuevas tecnologías, por su parte el empleado público ,generalmente, es más ágil y las utiliza con más asiduidad y muchas veces sin la aquiescéncia de la propia organización
Anem en compte en dir que les “noves tecnologies i internet”…forma part del nostre ADN i de les nostres rutines…!Internet, sí però si per “noves tecnologies” entenem web 2.0, estem molt lluny de què formi part del nostre ADN. Serà per l’edat? Vull dir que alguns les incorporem a un altre ritme o ens interessen menys que als joves, o potser hi ha una certa por al que és “desconegut”, a la manca de seguretat, a no entendre el vocuabulari, a…
Moltes eines web 2.0 són totalment desconegudes pels empleats públics. Cal MOLTA formació per poder-les aplicar en el nostre treball diari.
Caldria que la nostra organització s’hi avoqués de ple.
L’ús de les eines digitals per parts dels treballadors públics donaria, en la majoria dels casos, la possibilitat de donar la tan lloada celeritat i eficàcia als tràmits i gestions que en aquests moments, desenvolupen a l’administració d’una manera pràcticament antediluviana.
Ara per ara ens trobem amb la impossibilitat, per defecte, d’accedir a aquest tipus d’eines des de el nostre lloc de treball, per una mal entesa necessitat de protegir la confidencialitat o d’impedir el mal ús d’aquestes eines.
Considero necessària aquesta formació per a tots els empleats públics així com l’accés a les eines 2.0 que donarien un impuls molt important a la nostra tasca diària.