Com podem millorar la comunicació a les organitzacions? Aquesta guia ens serà molt útil – Servei de Difusió del Departament de Justícia

guia_comunicacio_DJAprofitant el coneixement i l’experiència aplicada en diferents àmbits relacionats amb la comunicació, els tècnics del Servei de Difusió del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya han elaborat la Guia de comunicació del Departament de Justícia. Aquesta publicació aplega un ventall molt ampli d’aspectes que incideixen de manera categòrica en la comunicació interna i externa de les grans organitzacions, i apunta quina és la millor manera d’establir fluxos, interlocutors, criteris i canals perquè la comunicació sigui fluida, homogènia i transparent.

L’ús generalitzat d’internet, les xarxes socials i els dispositius mòbils ha comportat un canvi radical en l’àmbit de la comunicació, no només perquè ha augmentat el nombre de canals, sinó també perquè s’hi ha creat un nou marc multidireccional que comporta canvis essencials en la relació de les persones entre ella i amb les organitzacions (fins i tot en l’estructura del llenguatge), i on els elements multimèdia i transmèdia tenen cada cop un paper més determinant.

Perquè la comunicació dintre de les organitzacions sigui efectiva és molt important no deixar el tema únicament en mans de les unitats específiques (premsa, difusió, atenció ciutadana, etc.). La implicació de tota l’organització ajuda a crear identitat corporativa, promou la transparència i permet fer una feina més eficient. Per això és fonamental la implementació exitosa de plans de comunicació que tinguin en compte tots els actors implicats, atès que assabentar-se de projectes de l’organització a través dels mitjans de comunicació causa malestar en els treballadors. Quan s’aconsegueixen uns bons fluxos de comunicació interna millora automàticament el funcionament de l’organització. L’objectiu és que totes les persones que hi formen part tinguin les eines adequades de comunicació per poder desenvolupar la seva feina.

Per ajudar a aconseguir-ho, en els diferents capítols d’aquesta Guia de comunicació trobem directrius i pautes pel que fa a la comunicació escrita (amb un catàleg molt complet de models de documents) i a la comunicació oral (inclou un apartat dedicat a les reunions de treball), a les estratègies de difusió i als canals més adients per a cada propòsit i contingut. També hi trobem indicacions exhaustives en relació amb els criteris lingüístics, la imatge corporativa, la presentació de textos i la retolació, on s’exposen els aspectes a tenir en compte en relació amb les publicacions, la protecció de dades personals, l’accessibilitat i la usabilitat en entorns digitals, els drets d’autor i l’ús de recursos multimèdia.

Perquè la comunicació interna sigui efectiva cal que totes les unitats posin a l’abast de tothom la informació que generen. Per assolir aquest objectiu cal establir uns circuits de comunicació que facin que cada unitat directiva tingui un responsable de provisió de continguts, encarregat també de revisar periòdicament la informació publicada a la intranet per comprovar si té vigència o cal actualitzar-la. Uns bons sistemes interns d’informació permeten facilitar una resposta ràpida i fiable a qualsevol demanda externa.

Els ciutadans es poden adreçar a l’Administració per qualsevol mitjà (atenció presencial o telefònica, formularis de contacte, webs i xarxes socials), i volen rebre la mateixa resposta, adequada a cada canal de comunicació. És important fer un exercici d’empatia (cal tenir en compte que no tothom entén les complexitats del funcionament de l’Administració) i oferir al ciutadà en un primer nivell informacions comprensibles i succintes i, quan calgui, afegir-hi informacions més especialitzades. És un fet incontrovertit que una bona comunicació influeix de manera decisiva en la imatge pública de la institució.

Tot i que aquesta Guia s’ha fet pensant en els treballadors del Departament de Justícia, d’acord amb els circuits i criteris establerts per la Generalitat de Catalunya, estem convençuts que pot ser útil a qualsevol tipus d’organització per la seva claredat d’exposició i pel recull exhaustiu de coneixement i experiència pràctica que conté.

Servei de Difusió del Departament de Justícia

One thought on “Com podem millorar la comunicació a les organitzacions? Aquesta guia ens serà molt útil – Servei de Difusió del Departament de Justícia

  1. En primer lloc, felicitar als tècnics del Servei de Difusió del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya per la seva elaboració de la Guia de comunicació del Departament de Justícia, eina que de ben segur serà útil per millorar-ne la comunicació.

    Segons el que s’explica en aquest article, la Guia fa referència tan a aspectes de comunicació interna com externa, fet que considero essencial ja que sovint s’oblida la vessant més interna de la comunicació quan aquesta té un potencial enorme. Si s’aprofita la comunicació interna els treballadors/es de l’organització es poden convertir en els màxims comunicadors de la pròpia institució. Així mateix, també s’incorpora la idea de la transversalitat, de la implicació de tota l’organització, un altre punt clau en la comunicació interna. D’aquesta manera coincideixo al cent per cent amb l’article quan esmenta que “quan s’aconsegueixen uns bons fluxos de comunicació interna millora automàticament el funcionament de l’organització”. Un altre aspecte relacionat amb la comunicació interna que destaca l’article és la importància de que “totes les unitats posin a l’abast de tothom la informació que generen”. Aquest és un objectiu del tot ambiciós però que facilitaria molt les dinàmiques de treball interna i generaria relacions més efectives dins l’organització que, al mateix temps facilitarien la comunicació portes en fora.

    El segon aspecte a destacar és la introducció a la guia dels nous canals de comunicació ja que aquests han canviat la forma d’interactuar amb els ciutadans. Aquest canvi de perspectiva és essencial per adaptar-se als ciutadans, tot i que és cert que en determinats àmbits de l’Administració, sobretot aquells que tenen menys relació amb els ciutadans, és quelcom que s’ha vist amb cert distanciament. Aquest fet s’explica principalment pels típics fenòmens de path dependence i la resistència al canvi per part dels treballadors/es. Ara bé, és cert que tot i la introducció dels nous canals, encara avui existeix una bretxa digital pel qual la guia no pot deixar de banda els canals de comunicació més tradicionals.

    Finalment, m’agradaria incidir en el fet que més enllà de les directius i pautes establertes en la guia i per tal d’evitar que documents d’aquest tipus, els quals són fonamentals pel desenvolupament de qualsevol institució, quedin al fons del calaix cal adoptar una posició proactiva per implicar a tots els treballadors/es ja sigui a través de sessions de formació dinàmiques, o fins i tot a través de l’enviament de butlletins interns o mini-campanyes publicitàries internes per ajudar a interioritzar idees o bé adoptar noves rutines.

    M'agrada

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s