Aquest article a l’eapc blog es publica en el marc del Dia Internacional dels Arxius, que se celebrarà el pròxim 9 de juny de 2017

Els passats 4, 5 i 6 de maig es va celebrar a Reus el XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya, amb el títol “La gestió documental: el futur (és) ara”.

Aquest Congrés de caràcter internacional va constituir un espai de trobada biennal per a compartir experiències, nous coneixements i analitzar els principals reptes de l’arxivística i la gestió documental. En la trobada d’enguany es van fer interessants ponències, taules rodones i sessions participatives que van permetre fer una valoració de la gestió documental del present i del futur de l’arxivística a Catalunya i d’arreu del món.

Actualment, la gestió de documents a les administracions públiques es troba en una etapa de transició que bascula des de la manera tradicional vers les plataformes digitals. En aquest context de la transformació digital de les organitzacions és molt necessari tenir en compte els estàndards tècnics, així com les previsions legals en matèria d’administració electrònica atès que tenen un impacte directe en l’administració, en la transparència i en la protecció de dades.

El Congrés va enfocar els diversos reptes de la gestió documental del segle XXI, essent alguns dels més significatius els següents:

• Les noves tecnologies aplicades a la gestió documental: arxius lleugers ECM clàssics, dades massives (Big Data), Dark data, Text mining, eDiscovery, intel·ligència artificial aplicada a la gestió documental, signatura per biometria, Blockchain.

• El mercat de la gestió documental: consultoria, custòdia digital, desenvolupament tecnològic i integració, certificació, models de prestació del servei, externalització, serveis al núvol (cloud), noves oportunitats professionals.

• Innovacions metodològiques en la gestió documental: sistemes de classificació basats en intel·ligència artificial (NLP i machine learning), utilitat real de les metadades, l’avaluació documental en el món de les dades massives.

• Usos dels sistemes de gestió documental: gestió de riscos, gestió de la qualitat, acompliment (compliance), usos en empreses regulades, l’explotació de la informació i l’analítica de dades. Aprendre dels errors: millorar les relacions amb els tecnòlegs, gestionar projectes complexos, la governança dels grans sistemes.

• La gestió documental al sector privat: grans corporacions, petita i mitjana empresa, entitats sense finalitat de lucre, visió i experiència dels consultors.

• La figura del record manager en el context de l’information governance: gestió documental, gestió de processos, transparència, LOPD, administració electrònica o comerç electrònic, explotació de la informació, dades obertes, sistemes de negoci basats en dades, normalització de dades internes, auditoria, compliment legal, suport a la gestió de qualitat.

Cal subratllar que la gestió documental és un instrument que afavoreix la transparència i el bon govern. A la vegada que ajuda a assegurar el tractament digital de la informació a les administracions públiques catalanes amb la finalitat de garantir la conservació, durant el temps que sigui necessari, de tots els documents que contenen els drets i deures dels ciutadans i de l’administració, i la preservació, a llarg termini, dels documents que conformen el patrimoni documental digital.

En síntesi, destacar que el conjunt de mesures normatives, tecnològiques i organitzatives en matèria de gestió documental, juntament amb el treball interdisciplinari, impulsaran sòlides bases per a l’accés a una informació de qualitat, a la vegada que contribuiran a fer una societat més oberta i participativa.

I, per acabar, volem formular una pregunta: en aquest context de transformació digital de les institucions, quines polítiques públiques creieu que s’haurien d’impulsar per acompanyar aquesta transició? Com veieu poder afrontar aquests reptes a les vostres administracions?