Amb el canvi d’any arriba el moment de tancaments vénen èpoques de tancaments anuals i de fer valoracions de com ha anat el darrer exercici:  assoliment d’objectius estratègics i operatius, compliment del pressupost, analitzar desviacions i preparar, com cada any, les “maleïdes” memòries d’activitats.

L’adjectiu de “maleïdes” correspon a  la feina que comporta recollir i aportar tot el que s’ha fet durant aquest període, obtenir dades, fer gràfics, aportar les valoracions corresponents, i tota una feinada que tant les unitats finalistes com les àrees d’organització duen a terme sense tenir molt clar l’impacte que té elaborar la memòria, tant dins de les organitzacions com per a la ciutadania.

Tot i això, les memòries anuals d’activitat compleixen, o complien, dues funcions bàsiques: explicar la gestió que s’ha fet i tenir dades i informació que permeten planificar el futur i prendre millors decisions en la gestió pública.

Però, per què fem les memòries?

Això de les memòries de la Generalitat de Catalunya, com quasi tot a les administracions públiques, té un origen normatiu, d’acord amb l’article 60 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, “cada departament ha d’elaborar anualment una memòria de la seva activitat, referida al conjunt dels òrgans que l’integren”.

Doncs bé, ara ja sabem el motiu pel qual es fan les memòries anuals: perquè ho diu la llei, però igualment es plantegen unes preguntes de difícil resposta: realment serveixen per alguna cosa? Algú se les llegeix? Que aporten?

Les memòries a l’era de l’administració electrònica i la transparència

Per una banda vivim els avenços, i les obligacions, relacionades amb la transparència i el bon govern a les administracions públiques que pretén posar a l’abast de la ciutadania les dades i informació de que disposen aquestes administracions per garantir la transparència, la eficiència i la igualtat d’oportunitats, a la vegada que es crea valor. Però les Administracions públiques utilitzen les seves dades per crear valor intern? És a dir, s’utilitzen les dades per realitzar una avaluació permanent tant dels serveis que presten a la ciutadania com els processos interns.

Per una altra banda, amb l’avenç de l’administració electrònica s’han dut a terme molts projectes per la millora i simplificació dels processos de les Administracions públiques.  L’aplicació d’un sistema de processos a una organització , juntament amb la identificació i interaccions d’aquests processos, així com la seva gestió per produir el resultat desitjat, és el que es denomina “enfocament basat en processos”. És un dels pilars fonamentals de molts sistemes de gestió de qualitat que permet la implementació i millora de la eficàcia de les organitzacions.

Les administracions públiques ja disposen de molta informació publicada als seus portals de transparència relatives a la seva gestió i combinant-ho amb la publicació de les dades en formats oberts es podria fer el mateix o un millor seguiment que amb les memòries anuals d’activitats.  Aquesta informació publicada durant l’any i actualitzada freqüentment hauria de facilitar informació suficient, dins i fora de les organitzacions públiques, per poder saber què es fa, com es fa i les decisions a prendre per millorar.

Les informacions que faciliten les memòries “de tota la vida” es poden trobar en la seva totalitat als portals de transparència i de dades obertes, tot i que amb una estructura diferent que, sovint, en facilita la consulta per part de la ciutadania.

Com a conclusió, la inversió de temps, i diners, en l’àmbit de la informació s’ha d’enfocar a un resum anual o bé en la millora dels sistemes d’informació, en la implementació intensiva de la millora contínua dels processos, en l’anàlisi de les dades i de la informació per a millorar en les decisions públiques?

Potser caldria treballar en generar una cultura de la gestió de la informació, de manera que internament la direcció pública i els treballadors públics utilitzin més sovint les dades que les pròpies administracions generen per millorar en la gestió i, sobretot, impulsar una cultura de “curiositat ciutadana” que faciliti el consum de la informació pública per saber, controlar, participar….

Així doncs, cal seguir fent memòries d’activitats anuals?