Acollir a les (noves) persones a una organització

L’acollida de les persones a una organització és un procés que esdevé cabdal per facilitar la incorporació plena de les persones al seu lloc de treball.  Habitualment aquesta acollida es fa “presentant” l’organització i, sobretot, el lloc de treball en el qual es desenvoluparà, és a dir: posant el centre en l’organització i el lloc de treball, però i si canviem el punt de vista i la persona que s’incorpora és el més important?

Com ho feiem fins ara?

L’acollida a l’Escola d’Administració Pública de Catalunya, igual que a molts altres llocs de l’administració (i també del sector privat) consistia en el lliurament d’una documentació elaborada per l’àrea de recursos humans amb un conjunt d’informació que hauria de servir perquè les noves incorporacions coneguessin la institució i un “passeig” per l’Escola per fer presentacions de persones i funcions dels que ja hi treballaven i la persona que s’incorporava.

Com va començar aquest projecte?

Fruit del treball desenvolupat per l’equip motor sobre participació del personal de l’any 2017 es va proposar i definir “la mentoria d’acollida”, com una eina per facilitar la incorporació del nou personal a l’Escola, centrada en les necessitats de la persona que s’incorpora a l’organització durant les primeres setmanes a l’EAPC i, com a organització, fomentar la cohesió de les persones més enllà de l’acollida professional.

La mentoria és una eina d’aprenentatge que afavoreix el desenvolupament de les persones en una organització. Consisteix en aprendre de l’experiència d’una altra persona, qui fa la mentoria, qui guia i ajuda a la persona que rep la mentoria.

Durant els darrers mesos, els membres de l’equip motor van fer diverses proves pilot que van funcionar satisfactòriament i que van servir per millorar el projecte que s’havia planificat “sobre el paper”.  El mes d’octubre de l’any 2018, es va posar en marxa oficialment el projecte. Així, vam  fer una crida per fomentar la participació del personal de l’Escola exercint les tasques de mentoria, a través de les eines internes de comunicació i relació que tenim a l’Escola, tant de caire formal com informal, amb el requisit de tenir una antiguitat mínima d’un any a l’Escola i un compromís de participar en el projecte durant un any. Fruit d’aquesta crida, sis persones s’han presentat en aquesta iniciativa.

Fases de la mentoria d’acollida

La mentoria d’acollida l’hem dividida en tres fases:

1. Presentació del projecte de mentoria en format powerpoint i de l’activitat i funcions més rellevança de l’Escola. A més, s’ofereix a la nova incorporació una visita guiada amb l’objectiu de conèixer a les persones, les seves funcions i els espais de l’Escola. Es fa en una sola sessió que dura aproximadament una hora.
2. Assignació de la persona mentora que realitzarà la mentoria d’acollida d’acord amb les necessitats de la persona nouvinguda. Un cop feta la visita, al personal de nova incorporació se li assignarà un/a mentor/a que farà la mentoria d’acollida. La durada aproximada de la mentoria és de sis sessions d’uns 30 minuts en un període màxim de dos mesos, tot i que se’n poden acordar formats diferents.
3. Avaluació del projecte: les persones mentores i les mentorades responen una petita enquesta per veure la satisfacció del projecte i, si s’escau, de les millores que s’hi poden implementar.

Aspectes més rellevants de la mentoria:

La mentoria s’ofereix a tots els treballadors/es de nova incorporació amb un contracte superior a tres mesos. En el cas que sigui de menor temps, s’oferirà una mentoria d’acollida en format reduït. La participació d’aquest projecte és voluntària.

El període màxim de la mentoria és de dos mesos i des de la unitat de Dades, Organització i Comunicació s’elaborarà un informe anual d’acord amb les valoracions rebudes i es faran les propostes de millora que siguin escaients.

Els criteri d’assignació dels mentors serà el de l’autogestió amb l’únic requisit que la persona mentorada sigui d’una altra sub-direcció general  respecte al qui li fa la mentoria d’acollida.

També és molt rellevant el fet de dur a terme aquesta modalitat d’acollida a les persones que s’incorporen a l’Escola i que treballen a les delegacions territorials, ja que amb el model anterior d’acollida era difícil dur a terme una acció d’acollida plena i comportava dificultats en les posteriors tasques.

Objectius de la mentoria:

– Afavorir l’adaptació al nou lloc de treball.

– Compartir l’experiència professional amb els treballadors que s’incorporen a l’EAPC.

– Trasmetre els valors i els sistemes de treball transversal a les noves incorporacions.

– Adaptar l’acollida a les necessitats i particularitats de les noves incorporacions.

Reconeixement de la mentoria d’acollida

La participació en el projecte de mentoria es certifica per l’Escola, una vegada finalitza l’any, com a activitat formativa per a les persones nouvingudes i com a activitat docent per les persones que han acompanyat a les noves incorporacions a través de la mentoria d’acollida.

El principal repte que volem aconseguir és que aquelles persones que s’incorporen per primera vegada a l’Escola se sentin acompanyades des del primer dia que s’incorporen a la nostra institució i tinguin una persona que els ajudi i guiï i els pugui donar tot el suport necessari per afavorir el seu desevolupament al seu nou lloc de treball i a l’equip humà de l’Escola.