El dia de Sant Jordi us presentàvem en aquest mateix blog un article sobre la rellevància que els Grups Transversals Multidisciplinaris (GTM) de la Generalitat de Catalunya estan prenent en l’impuls de l’administració digital, i sobre la importància de la gestió i la preservació de les dades en la seva construcció. És en aquest context que, des del Departament de Cultura, el Departament de Polítiques Digitals i Administració Pública i l’Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC) es va considerar necessari i de caràcter estratègic impulsar un curs sobre el rol dels GTM en l’administració digital i a l’entorn del projecte ARESTA, la solució de gestió documental corporativa de l’Administració de la Generalitat.

Aquest curs té un enfocament pràctic que combina el treball individual amb el treball en equip i s’ha disssenyat amb la finalitat que permeti transferir l’aprenentatge al lloc de treball i que això es tradueixi en la implementació del projecte treballat per cada grup al departament o l’organisme al qual pertany cada GTM.

Després de mesos de preparació, la primera edició del curs, amb caràcter de pilot, ha tingut lloc del 25 de febrer al 12 d’abril de 2019. Prèviament, es van seleccionar quatre dels vint-i-tres GTM actualment constituïts per participar en aquesta primera edició (els GTM de l’Agència Catalana de l’Aigua, dels departaments de Salut, d’Empresa i Coneixement, de Treball, Afers Socials i Famílies) amb un total de 25 persones. L’objectiu és que tots els GTM tinguin l’oportunitat de fer el curs en les edicions que s’impartiran en els propers dos anys.

La idea vertebradora d’aquesta activitat formativa ha estat que sigui un curs molt pràctic, una mena de laboratori d’aprenentatge, un lloc privilegiat de treball i de trobada, on els GTM puguin presentar i compartir projectes reals dels seus departaments o organismes amb els altres GTM i amb els docents, plantejar problemes amb què es troben en el seu dia a dia, intentar cercar conjuntament solucions i identificar també possibles millores en el projecte.

Per aconseguir-ho, els docents, guiats pel Servei de Formació Contínua Professionalitzadora de l’EAPC, van considerar oportú dissenyar el curs en modalitat semipresencial.

Les activitats plantejades dins del curs emulen al màxim les tasques habituals d’un GTM. Així, se centren la presentació d’un projecte real d’acord amb un dels dos escenaris amb què es troba generalment un GTM, que es descriuen en els continguts del curs: la integració d’un sistema d’informació propi amb ARESTA, o la implementació d’un procediment o tràmit en un tramitador corporatiu (ja integrat amb ARESTA).

Dos dels GTM es van ajustar a aquesta proposta. Els altres dos van presentar projectes una mica alternatius: un s’ha orientat a definir els diferents escenaris o situacions amb què un departament o organisme es pot trobar quant a la gestió documental i l’arxiu electrònic (que inclouen els dos escenaris ja esmentats, però també d’altres, com la conservació dels documents desats en les unitats de xarxa); i l’altre, s’ha centrat en la problemàtica dels documents de molt pes. Els docents van proposar també una sèrie de lliurables per guiar la tasca del GTM al llarg del curs. Aquests lliurables tenen, a més, la finalitat d’oferir una metodologia que després pugui ser útil al GTM real en la seva tasca quotidiana.

Per tant, s’han treballat casos reals i amb una proposta de metodologia de gestió i seguiment de projectes. En les sessions presencials i també a l’Aula Virtual, els alumnes han tingut l’oportunitat de compartir les principals conclusions dels seus treballs, de debatre amb els companys del curs i els formadors els plantejaments i les possibles solucions.

Tot el curs, per tant, està orientat a l’aplicació pràctica i a la transferència al lloc de treball dels coneixements adquirits pels participants. L’experiència ha servit perquè l’equip impulsor d’ARESTA conegui de primera mà les problemàtiques reals amb què es troben els GTM i revisar o millorar aspectes del projecte i de la solució tecnològica.

La darrera sessió del curs s’ha dedicat, doncs, a avaluar aquesta transferència de l’aprenentatge al lloc de treball. La sorpresa ha estat que els alumnes han demanat de celebrar una sessió addicional d’aquí a sis mesos, per veure si els projectes presentats realment s’hauran pogut dur a terme, almenys en part, o si les problemàtiques presentades han trobat solució i com s’han acabat implementant. Aquesta sessió addicional ha de servir també per compartir com ha estat l’experiència d’implantar els projectes en els diferents entorns de treball. Potser aquesta és una evidència que aquest curs va més enllà d’abordar la gestió documental, l’arxiu electrònic, l’esquema de metadades o la solució tecnològica d’ARESTA: és un curs on es treballa sobre projectes reals d’administració digital, on s’afronten problemes quotidians amb què aquests projectes es troben, on es proposen solucions i s’intenta implementar-les.

De cara a properes edicions s’intentarà introduir millores identificades pels docents i per part dels participants. Entre aquestes millores hi ha sens dubte la introducció d’una segona sessió d’avaluació de la transferència i, en general, ampliar la durada de les sessions presencials perquè els grups tinguin ocasió de presentar i debatre detingudament tots aquests projectes reals.

Per a nosaltres com docents, l’experiència ha estat molt gratificant i creiem que l’esforç i la dedicació que hi hem aportat els formadors i els participants ha valgut la pena a la vista del resultat. Confiem que les properes edicions del curs seran útils per donar suport i impulsar realment ARESTA i la tasca dels GTM, fonamental per a l’empenta de l’administració digital.

Autors:
Illana Giner Comín docent del curs d’ARESTA per a GTM i Responsable d’Estudis de l’Oficina d’Innovació i Administració Digital. Direcció General d’Administració Digital del departament de Polítiques Digitals i Administració Pública

Jaume Sardà i Font docent del curs d’ARESTA per a GTM i Cap de la Secció d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental de la Direcció General de Patrimoni Cultural. Departament de Cultura