La importància de la gestió documental i arxiu. Estem conscienciats? – Cristina Biescas Socias

Imatge de cocoparisienne CC BY-NC-SA 2.0 – Pixabay

L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents estableix que “totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que abraci la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte”. L’article 3 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, d’arxius i documents, afegeix “garantir el tractament correcte dels documents en les fases activa, semiactiva i inactiva”.

Però què és un sistema de gestió documental?

La Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, defineix un sistema de gestió documental com “el conjunt d’operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor dels documents, que tenen com a finalitat controlar d’una manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents”.

La implantació progressiva de l’administració electrònica a les administracions públiques ha comportat la producció de documents públics electrònics. Els documents produïts i rebuts són prova i testimoni de les accions dutes a terme per l’Administració. Els documents electrònics, de la mateixa manera que els documents en paper, han de ser gestionats adequadament per tal de garantir la seva autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat.

D’altra banda, l’article 38.3 del Decret 56/2009, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat, estableix que l’Administració de la Generalitat s’ha de dotar d’un protocol d’arxius que per tal d’aconseguir una gestió correcta de la documentació, abans de la fase d’arxiu, és a dir, des de l’inici de qualsevol procediment, s’han d’incloure tant la fase que fa referència a la gestió de documents electrònics com la de l’arxiu.

En aquest sentit, el Departament de Cultura va aprovar l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya que estableix les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents des de l’inici del procediment administratiu, així com els òrgans competents per a la conservació i accés.

Totes aquestes condicions han d’anar alineades amb els principis de la gestió dels documents electrònics que es basen a impulsar la transformació, la simplificació administrativa i documental, la transparència, l’eficàcia, l’eficiència, la seguretat, la neutralitat tecnològica i la legalitat. Tots aquests principis estan relacionats amb els que ja es van fixar a l’article 4 de la Llei 29/2010, de 3 d’agost, de l’ús de mitjans electrònics al sector públic de Catalunya.

El protocol de gestió de documents electrònics i arxiu determina que l’aplicació d’una gestió correcta de documents ha d’abordar de manera global aspectes com la gestió de la interoperabilitat, la cerca i la recuperació de documents i la seguretat o la disposició de documents, entre d’altres.

A més, el protocol determina que els documents electrònics s’han de gestionar i conservar en expedients electrònics per tal d’assegurar l’autenticitat i la integritat i garantir la preservació i l’accés establerts.

Aquest protocol identifica com a elements bàsics del sistema de gestió de la documentació administrativa els instruments tècnics obligatoris següents: els quadres de classificació funcional, els inventaris, les taules d’avaluació i accés documental, les taules de transferències, el quadre de tipus documentals i l’esquema de metadades de gestió documental. Tots aquests instruments són bàsics per donar compliment en matèria de gestió i conservació dels documents administratius.

El protocol també ordena que cada departament, organisme o entitat ha de crear un grup de treball multidisciplinari (GTM) on estiguin implicats representants d’unitats administratives amb funcions diferents que incloguin com a mínim l’Àrea de Gestió Documental i Arxiu, l’Àrea de Tecnologies de la Informació i la Comunicació i l’Àrea d’Organització.

Així mateix, ordena, entre altres directrius, que no s’han de conservar expedients híbrids amb documents electrònics i documents en suport paper. Estableix que quan hi hagi documents en suport paper que s’hagin d’incloure en un expedient electrònic, s’han de transformar en electrònics mitjançant digitalització segura, evitant la doble gestió de suports.

Finalment, aquest protocol és d’aplicació a tots els documents electrònics produïts o rebuts en el desenvolupament de les competències de l’Administració. Els documents electrònics comprenen:

  • Els documents administratius electrònics que formen part d’un procés administratiu electrònic.
  • Els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que són suport i evidència d’altres activitats i funcions de l’Administració. 

En síntesi, volem destacar les responsabilitats dels diferents òrgans per complir amb un dels principis que guien la gestió dels documents electrònics i remarcar el que assenyala el protocol en el punt 6.1.2: “Totes les persones al servei de l’Administració de la Generalitat són responsables de gestionar adequadament els documents electrònics que es reben, produeixen i gestionen en el seu àmbit competencial”.

Creieu que dins d’aquesta política de gestió de documents electrònics totes les persones al servei de l’Administració gestionen adequadament els documents electrònics que es reben, produeixen i gestionen? Què cal fer per conscienciar les persones que el treball en equip és essencial i que sense un bon equip no es poden assolir objectius?

Cristina Biescas Socias
Responsable de Gestió Documental i Arxiu
Escola d’Administració Pública de Catalunya

6 thoughts on “La importància de la gestió documental i arxiu. Estem conscienciats? – Cristina Biescas Socias

  1. Moltes gràcies per un article tan interessant i també pels comentaris. Els he llegit amb atenció i curiositat i, la veritat, trobo molt difícil superposar i fer encaixar tot el que diu sobre normatives, instruments tècnics obligatoris, grups de treball multidisciplinari o prohibicions de conservar expedients híbrids amb la realitat del meu dia a dia a l’Administració.

    Treballo en una escola pública i ja fa molts anys que m’estic “posant les piles” en espera de la implantació de l’administració electrònica als centres educatius. Fa dos anys, coincidint amb un final de curs, em preguntava si i quan podríem prescindir del paper que anem acumulant. Semblava que ben aviat ens hauríem d’adequar a la nova normativa i que, per fi, funcionaríem de manera totalment electrònica. Però només ho semblava, ja que vam haver de comprar un altre mòdul de quatre calaixos per als expedients de l’alumnat, en paper, és clar.

    Hi ha alguna cosa que no acaba de funcionar pel que fa aquesta implantació de l’administració electrònica al món de les escoles. Tanmateix, jo no ho atribuiria al desinterès dels equips directius. Al contrari. Seria comodíssim ara mateix disposar d’una e-valisa funcional o poder signar els documents electrònicament, només per citar dos dels instruments dels molts que estem esperant amb candeletes i que sembla que sí, que ja hi són (com et diuen a les formacions), però després a la realitat encara no estan realment del tot o no per a tot o no en tots els casos.

    Confio que un dia podrem veure funcionant una administració electrònica de veritat en els centres educatius. I que lluny hi estem encara!

  2. L’article sobre gestió documental de la responsable de gestió documental i arxiu de l’EAPC fa una descripció de com aquesta institució està evolucionant en la implantació de la gestió de la documentació electrònica en la seva organització. La Generalitat té un programa global (ARESTA) en aquesta matèria que els departaments i ens de l’Administració de la Generalitat han d’anar implementant atesa l’obligatorietat que hi ha de fer els tràmits 100% electrònics. La realitat però és més tossuda i fa que hagi molts expedients en paper o part en paper i part en electrònic. Estem en un moment de transició a una administració digital però que encara arrossega dèficits de tractament, custòdia i avaluació de documentació que va ser generada en paper i també, perquè no dir-ho, dificultats per poder disposar de sistemes de tramitació electrònica .
    El cas que ens indiques dels centres educatius ben probablement respon en aquesta realitat. En tant que coordinadors del sistema de general de gestió de la documentació administrativa ens comprometem a tractar amb el Departament d’Educació la situació que has fet pública.

  3. M’ha agradat molt trobar un treball sobre l’arxiu en aquest blog. Sovint es veu com una part residual de l’Administració i quan n’és d’important!
    Crec que, en els darrers anys, s’ha avançat força en el desplegament i coneixement de les diferents fases d’arxiu que ajuden als treballadors públics que, com en el meu cas, tenen aquesta tasca encomanada.
    M’ agradaria, però, que s’aprofundís en l’arxiu definitiu dels documents, en paper, que consten al seu expedient escanejats però que han quedat i encara queden, arxivats en el lloc de treball.
    Els documents que es poden destruir d’ acord amb les corresponents taules, es demana autorització i es fa però la documentació que no es pot eliminar queda arxivada en capses a l’espera de la confecció de la normativa definitiva per saber el procediment a seguir.
    Salutacions.

  4. ¿I què passa quan a les escoles i instituts de Catalunya no s’apliquen les normes reguladores perquè els equips directius els primers que sempre han tractat aquest documents com a paper molest i/o d’escombraries? ¿I quan se’ls hi fa un món el simple fet d’habilitar un lloc on arxivar els documents electrònics? ¿I quan no hi ha temps de codificar/classificar la documentació antiga, perquè sempre ha estat desordenada i prou es fa amb tenir-la, més o menys, en per ordre alfabètic i anual?. Crec que, abans de generar la norma jurídica, s’ha de formar a qui té la potestat organitzativa, habilitar els llocs destinats a ser arxius (temperatura, humitat, etc.), dotar-los de material i, potser, de personal classificador que passi pels centres. La documentació que “ha desaparegut” ja no necessita classificació, però la que resta és molt considerable.
    Darrerament, sembla que hi ha molta gen que viu a l’illa d’Utopia. En molts sentits.

Leave a Reply to Constanti Jordan Martin Cancel reply