Estem molt satisfets del reconeixement que suposa haver rebut un dels quatre premis principals de la V edició dels Premis Alfons Ortuño a la innovació i bones pràctiques en matèria de gestió pública a les administracions públiques, convocats per l’Escola d’Administració Pública de Catalunya (EAPC), en la categoria 1, d’Organització, processos i gestió econòmica, pel projecte Servei d’assistència en l’exercici de control intern.

Aquest servei innovador, creat per la Diputació de Girona el desembre de 2017, té per objecte assistir els ens locals de la província en la implantació de les novetats introduïdes en matèria de control intern pel Reial decret 424/2017, de 28 d’abril, pel qual es regula el règim jurídic del control intern a les entitats del sector públic local (RCIL), reglament que estableix dos règims de control en l’àmbit local: el règim de control general i el règim de control simplificat per a aquelles entitats locals de menor dimensió que podrien trobar-se en pitjors condicions per assumir el règim de control general.

És important destacar que el 84% de les entitats locals del territori nacional no supera els 5.000 habitants i el 60% no arriba als 1.000 habitants, fet pel qual, al marge de les seves denominacions, el règim de control general es convertirà en un règim d’aplicació minoritari, ja que únicament és d’aplicació en el 16% dels municipis.

A les entitats locals de règim simplificat, les funcions de control han de ser exercides per funcionaris d’habilitació nacional (FHN) de la subescala de Secretaria-Intervenció, els quals també realitzen les funcions de fe pública i assessorament legal preceptiu, les de comptabilitat i les de tresoreria i recaptació, i en moltes entitats locals és l’únic personal qualificat de què disposa l’entitat per assumir responsabilitats administratives.

El model de control que s’ha fixat en l’RCIL és un model basat en l’exercici de la funció interventora i el control financer (configurat en el control permanent i l’auditoria pública). El règim simplificat estableix la possibilitat d’aplicar amb caràcter potestatiu, únicament, algunes de les actuacions de control financer, amb la qual cosa les funcions i aspectes de l’exercici de la funció interventora s’hauran d’exercir amb la mateixa intensitat a totes les entitats locals.

A més, en el moment d’entrada en vigor de l’RCIL (1 de juliol de 2018), les entitats locals estaven en un procés d’adaptació de les seves organitzacions als últims canvis normatius que s’havien produït en diverses matèries (contractació, administració electrònica, transparència, etc.), amb la consegüent càrrega de treball i tensió en les estructures administratives, fet pel qual la implantació de les previsions que estableix l’RCIL podia quedar en suspens sense l’impuls, assistència i suport adequats per part d’algun ens supramunicipal.

En aquest context, les entitats de menor dimensió requerien assistència i assessorament per realitzar la implantació de la metodologia establerta per l’RCIL i el desenvolupament de l’exercici del control amb estàndards de qualitat.
Aquestes funcions d’assistència i assessorament encaixen plenament amb les competències de les diputacions provincials, ajuntaments i consells insulars i les comunitats autònomes uniprovincials.

Per tot això, el ple de la Diputació de Girona va aprovar el Pla de serveis per a la creació del Servei d’assistència en l’exercici del control intern a les entitats locals, un servei totalment gratuït i que té com a principal finalitat donar assistència en aquest àmbit als òrgans interventors de les entitats locals de la província de Girona.

El Servei d’assistència de la Diputació de Girona en l’exercici del control intern de les entitats locals

El Servei d’assistència es va posar en funcionament el dia 1 de gener de 2018 i es va articular dins de la Intervenció General de la Diputació de Girona, que és on es disposa del coneixement en aquesta matèria, amb la qual cosa es poden rendibilitzar i aprofitar els recursos i el coneixement destinats a l’exercici del control intern de la Diputació per a la seva extrapolació, amb les adaptacions que siguin necessàries, a la resta d’entitats locals de la demarcació.

La creació d’aquest Servei d’assistència ha permès establir una metodologia de treball a les entitats locals de la província de Girona adherides al Servei (més d’un 82%), en els termes desenvolupats per la IGAE en matèria de control intern. A més, el subministrament d’una eina electrònica de control intern facilita el compliment d’allò establert en la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, respecte dels tràmits administratius electrònics.

Amb l’objectiu de poder integrar tots els recursos necessaris per tal que les entitats locals puguin exercir el control intern a les seves corporacions, així com remetre els resultats derivats d’aquest control intern, des del Servei s’estan desenvolupant totes les eines i recursos necessaris per tal d’automatitzar totes les tasques i així disposar d’un entorn únic des del qual donar compliment a les obligacions en matèria de control intern derivades de l’RCIL.

Els serveis inclosos en el Pla d’assistència s’estructuren en dos blocs:

1. Accés a un entorn electrònic de control intern

Tant les entitats locals de la província de Girona que utilitzen el gestor d’expedients subministrat per la Diputació com la resta d’entitats disposen d’un entorn electrònic. En el primer cas, però, està totalment integrat amb el gestor documental per exercir el control intern, així com per fer el retiment dels resultats d’aquest control d’acord amb les obligacions legals que marca l’RCIL.

Si el mòdul està integrat amb el gestor d’expedients de l’entitat, els informes resultants de l’exercici del control intern se signaran electrònicament dins el gestor, de manera que quedaran emmagatzemats directament en l’expedient subjecte a control. Per contra, si es treballa de forma autònoma, es pot optar per signar electrònicament en el mateix mòdul, el qual serveix com a repositori dels informes efectuats per l’òrgan de control, o bé signar dins el gestor d’expedients que tingui l’entitat local, incorporant l’informe que s’hagi generat des del mòdul de control intern electrònic.

En relació amb l’exercici de la funció interventora:

El mòdul incorpora l’inventari de totes les actuacions sotmeses a fiscalització i intervenció limitada prèvia, agrupades per tipus d’àrea, expedient i actuació, les quals es poden consultar a la Guia bàsica 01, per a l’exercici de la fiscalització i intervenció limitada prèvia en règim de requisits bàsics de les entitats del sector públic local, editada per la Diputació de Girona.

Cadascuna d’aquestes actuacions té una fitxa de control assignada que conté els requisits bàsics generals (articles 13.2 i 19 de l’RCIL) i els addicionals adaptats als Acords de Consell de Ministres, i sobre la qual es procedirà a deixar evidència del compliment o no d’aquests requisits, amb la generació automàtica d’un informe amb el resultat de la fiscalització o intervenció de l’actuació. A més, potestativament, l’òrgan interventor pot deixar constància a l’informe de les observacions que consideri oportunes, en els termes de l’article 14 de l’RCIL.

Els informes generats de forma automàtica incorporen totes les dades necessàries per reportar al Tribunal de Comptes o a l’òrgan de control extern autonòmic corresponent tota la informació necessària derivada de les obligacions legislatives en matèria del retiment dels resultats en l’exercici del control intern, com, per exemple, les resolucions o acords adoptats pel president o pel ple de la corporació que siguin contraris a les objeccions formulades.

En relació amb l’exercici del control permanent no planificable:

El mòdul incorpora l’inventari de les actuacions subjectes a control permanent no planificable, agrupades per tipus de control, matèria i actuació, les quals es poden consultar a la Guia bàsica 02, per a l’exercici del control permanent no planificable de les entitats del sector públic local, editada per la Diputació de Girona.

Cadascuna d’aquestes actuacions té una fitxa de control assignada que conté els aspectes a revisar, derivats d’un precepte legal, acompanyats dels documents de càlcul, si s’escau, i sobre la qual es procedirà a deixar evidència del compliment o no d’aquests requisits, amb la generació automàtica d’un informe amb el resultat del control de l’actuació.

Pel que fa al control permanent planificable obligatori:

El mòdul incorporarà les actuacions següents, així com els models d’informes a generar:

a) Informe d’avaluació del compliment de la normativa en matèria de morositat prevista a l’article 12.2 de la Llei 25/2013.

b) Verificació de l’existència d’obligacions derivades de despeses realitzades o béns realitzats, o béns i serveis rebuts sense imputació pressupostària (compte 413, només sobre entitats no subjectes a auditoria de comptes), d’acord amb la DA 3a de la Llei orgànica 9/2013, de control del deute comercial en el sector públic.

c) Auditoria de sistemes anual per a la verificació del registre comptable de factures, prevista a l’article 12.3 de la Llei 25/2013.

Pel que fa a l’auditoria de sistemes anual del registre comptable de factures, des del servei s’ha licitat un programari que permet generar l’informe automàticament, des del programa de comptabilitat del pla d’assistència provincial.

Respecte dels resultats de l’exercici del control intern:

En el mòdul es recull un llibre d’informes, en el qual s’incorporen els informes derivats de l’exercici del control intern realitzats durant l’exercici. El llibre d’informes en permet la classificació en funció de la tipologia (fiscalització limitada prèvia, omissió o control permanent no planificable).

A més, aquest mòdul també permet generar l’informe anual sobre l’exercici de la funció interventora, en els termes previstos als articles 15.6, 27.2 i 28.2 de l’RCIL, així com l’informe resum anual sobre els resultats del control intern, d’acord amb l’article 37 de l’RCIL.

2. Assistència tècnica en matèria de control intern

Per tal d’implantar aquesta metodologia, a més, es faciliten, entre d’altres, els recursos següents:

· Assessorament tècnic en la definició i implantació del model de control intern.

· Assessorament i/o acompanyament tècnic per a l’exercici de la intervenció de la comprovació material de la inversió.

· Programari per generar l’informe d’auditoria de sistemes anual per a la verificació dels registres comptables de factures.

· Formació contínua en matèria de control.

· Models, plantilles de documents i guies bàsiques per a l’exercici del control.

· Resolució de consultes en l’exercici del control.

· Preguntes freqüents en relació amb l’exercici del control intern (FAQs).

· Butlletins informatius sobre les últimes novetats referents al servei i a la legislació aplicable.

Conclusions i recomanacions

La creació del servei ha permès donar accés a les entitats locals de la província a un entorn electrònic de control intern adaptat a les previsions de procediment electrònic establertes en la Llei 39/2015, així com a l’assessorament i documentació necessaris per exercir aquest control d’acord amb allò que estableix l’RCIL.

Actualment, 190 entitats locals de la província de Girona ja treballen sota els mateixos estàndards de control adaptats a cada moment a la normativa d’aplicació, amb la consegüent homogeneïtzació en els procediments i metodologia que s’aplica al territori. Curiosament, la taxa més reduïda d’adhesions es troba als municipis menors de 1.000 habitants, tot i que aquestes entitats són les beneficiàries principals del servei. No obstant, aquesta contradicció és lògica, si tenim en compte els escassos recursos humans i tecnològics d’aquestes entitats, conegudes com PIMEL, que requereixen, i en això estem, una actuació més contundent i coordinada de tots els serveis d’assistència provincials per oferir un sistema de gestió integrada de totes les seves principals àrees d’actuació administrativa.

La utilització del servei, i la necessitat de la seva creació, també es pot observar en el nombre de consultes que es reben en aquesta matèria, que a dia d’avui supera les 900, així com en l’assistència a les formacions organitzades pel servei, que ja superen les 375 hores, i la majoria s’han organitzat en tallers petits i pràctics, agrupant aquelles entitats que reuneixen unes característiques similars, per tal de facilitar l’assistència als interessats.

Aquest servei d’assistència en l’exercici del control intern obre el camí a nous serveis especialitzats d’assistència i suport, que les diputacions, ajuntaments, consells insulars i comunitats autònomes uniprovincials hauríem d’explorar per donar un millor compliment a una de les nostres principals competències i, alhora, donar resposta en matèria de control a la reclamació efectuada, des de ja fa anys, per diversos agents implicats en l’exercici del control intern de les entitats locals.

 

Núria Josa Arbonès
Interventora de la Diputació de Girona