Context
Els avenços tecnològics i els grans volums de dades que es generen actualment demanen que les dades obertes passin a ser un element essencial de les polítiques de govern obert, per tal de garantir una transparència activa, la participació d’una ciutadania ben informada i una col·laboració efectiva. Per a una obertura eficient i de qualitat de les dades de la Generalitat, és essencial planificar-ne la gestió i la publicació al portal al llarg del cicle de vida d’aquestes dades. Aquest cicle comença entenent de quines dades es disposa o es necessiten per als objectius de cada departament i per tenir la informació rellevant per tal de prendre decisions i crear polítiques públiques competents. És per això que l’inventari de les dades de la Generalitat, amb la finalitat de millorar-ne la qualitat i poder-les compartir amb la ciutadania sempre que sigui possible, és un fonament vital del govern obert.
Identificar els conjunts de dades per a l´inventari no sempre és fàcil. La Generalitat es troba en un entorn complex i heterogeni de fonts d’informació, ja siguin internes ‒del mateix departament‒ o externes ‒d’una altra organització. Aquesta heterogeneïtat sovint genera redundància en les dades i té com a conseqüència un sobreesforç, un excés de cost, la confusió entre els usuaris, el desconeixement de la informació disponible i més dificultat en la presa de decisions.
L’inventari, un registre únic, ordenat i descriptiu dels conjunts de dades és un dels mecanismes principals per facilitar a la Secretaria de Govern Obert (SGO) part de les seves funcions de direcció i coordinació del procés d’obertura de dades públiques de la Generalitat de Catalunya. Addicionalment, permetrà als usuaris dels diferents departaments de la Generalitat consultar d’una manera fàcil, estructurada i intuïtiva les dades disponibles actualment i la informació relativa a les seves metadades. Aquesta iniciativa s’ha dut a terme amb la col·laboració del Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació (CTTI) pel que fa als aspectes tècnics i de la Direcció General d’Administració Digital del Departament de la Presidència.
Alhora, això ha permès tenir una visió global dels conjunts de dades de tota la Generalitat de Catalunya i, per tant, poder identificar, a través d’aquest registre únic, quins conjunts de dades poden ser oberts.
Objectius del projecte
El projecte d’elaboració de l’inventari de conjunts de dades de la Generalitat de Catalunya ha assolit els tres objectius principals que es plantejaven:
· Inventari dels conjunts de dades: elaborar un inventari dels conjunts de dades disponibles a l’Administració de la Generalitat de Catalunya.
· Dades obertes: revisar els conjunts de dades i identificar els que poden figurar al portal de dades obertes.
· Cultura de la dada: assentar els passos per al treball i la gestió basats en dades.
La primera fase de l’inventari de dades ha tingut una durada de 20 mesos, des del juny del 2020 fins al gener del 2022. El resultat d’aquesta fase ha permès tenir una visió transversal dels conjunts de dades identificant les dades susceptibles de ser obertes i els possibles casos d’ús i relacions entre els conjunts de dades existents, a més de promoure un llenguatge únic en l’organització.
Les fites d’aquesta primera fase han estat les següents:
· Dotar els departaments de la Generalitat de Catalunya d’una eina per consultar, de manera fàcil i intuïtiva, tots els conjunts de dades disponibles a la Generalitat i la informació descriptiva sobre aquests conjunts (el responsable del conjunt de dades, el sistema d’informació que el gestiona, el tipus de dada, les fonts d’origen, etc.).
· Donar una visió transversal de la informació disponible i un llenguatge únic a tota l’organització. Això ha estat possible gràcies a una metodologia de treball comuna i a l’accessibilitat per part de tots els departaments de la Generalitat per tal d’aconseguir una cerca global a tot l’inventari.
· Identificar, a través d’un registre únic, quins conjunts de dades poden ser oberts. Primerament, recopilant els conjunts de dades en sessions de treball amb tots els departaments de la Generalitat i altres entitats del sector públic. Seguidament, identificant i prioritzant els conjunts de dades amb més potencial d’obertura. No tots els conjunts de dades seran candidats a ser oberts perquè n’hi ha que contenen informació protegida.
· Avançar cap a una cultura d’una bona gestió de les dades dins la Generalitat. La identificació dels conjunts de dades de cada unitat participant en la fase 1 ha augmentat la consciència d’una bona gestió de les seves dades. Al mateix temps, la visió transversal de la informació disponible a l’inventari d’altres unitats ha despertat l’interès per l’intercanvi de dades.
Metodologia i resultats de la primera fase
Per tal d’assolir aquests objectius, la primera fase ha consistit a recopilar tots els conjunts de dades utilitzats pels departaments en sessions de treball amb les persones clau identificades. Mitjançant d’entrevistes s’ha pogut indagar i conèixer en profunditat l’univers de dades amb el qual comptava cada unitat per tal de començar a inventariar-les.
Per a la preparació de les sessions de treball amb les unitats propietàries de les dades es va constituir un equip base per a cada departament que ha donat suport en la recopilació inicial d’informació i ha permès identificar els interlocutors de cada unitat. La implicació i la voluntat de col·laboració dels departaments han estat clau per poder dur a terme tot aquest procés.
Prèviament a aquestes sessions, es va desenvolupar l’eina que acabaria allotjant els conjunts de dades identificats, informació descriptiva sobre els conjunts, el format, les fonts d’origen i si eren idònies per ser dades obertes. Alhora, es va crear el quadre de comandament que ajudaria a fer el seguiment de l’estat del projecte per a cada departament.
Durant el procés d’identificació dels conjunts de dades, s’ha tingut en compte si incloïen informació sensible, la tecnologia que els gestiona, la qualitat i la correlació entre els conjunts de dades i l’interès del ciutadà. Com a resultat s’ha obtingut una classificació en funció de la facilitat i interès per obrir aquestes dades que servirà com a punt de partida per a l’execució de la segona fase.
En aquesta primera fase s’ha arribat a inventariar un total de 2.884 conjunts de dades identificats en els departaments de la Generalitat de Catalunya i altres sectors públics gràcies a 412 sessions i entrevistes realitzades a 336 unitats de la Generalitat de Catalunya, amb un total de 872 persones involucrades.
Del total de conjunts de dades identificats, 590, un 21%, actualment ja es troben disponibles al portal de dades obertes. Alhora, hi ha 1.222 conjunts, que representen un 42% dels identificats, que són susceptibles de ser oberts i durant la propera fase s’aniran posant a disposició de la ciutadania.
Lliçons apreses
El procés d’elaboració de l’inventari amb els departaments ha fomentat el canvi cultural a l’organització sobre el valor i la importància de les dades a l’Administració. Ha estat un accelerador cap a una cultura de dades que farà avançar cap a un país de dades.
A més, l’elaboració del projecte ha permès adquirir consciència sobre la importància de la qualitat de les dades per poder treballar-les i analitzar-les. S’ha començat a entendre com es pot treballar amb les dades d’una manera senzilla i com faciliten la presa de decisions. També s’han generat connexions i col·laboracions entre equips d’un mateix departament i s’ha pres consciència de les dades com un actiu comú de l’organització, i no individual.
Tots aquests objectius i resultats de la primera fase de l’inventari no s’haurien pogut aconseguir sense la implicació de totes les persones que hi han intervingut. Gràcies a la seva dedicació i predisposició, s’han pogut identificar els conjunts dels departaments.
Propers passos: Segona fase
A partir de les fites assolides en la primera fase, s’ha iniciat la segona fase del projecte amb dues línies principals de treball:
· Aplicar aquesta metodologia, fent-la extensiva a la resta del sector públic de la Generalitat, que no s’ha pogut incloure a la fase 1 del projecte.
· Consolidar la informació de la primera fase en l’eina de gestió de l’inventari per part dels responsables departamentals.
L’inventari de conjunts de dades de la Generalitat és un instrument viu i en evolució constant. Permet que la Generalitat avanci en una cultura de dades i que l’organització prengui consciència d’aquest actiu tan valuós, basat en una col·laboració entre els diferents agents que treballen amb dades. L’inventari de dades permet que augmenti la consciència d’un govern obert i és una peça clau per a la construcció del nostre país de dades.
Mercè Crosas
Secretària de Govern Obert
Informació relacionada:
Actualitat, avenç del projecte i infografies https://governobert.gencat.cat/ca/dades_obertes/projectes/inventari-dades/#bloc2