El servei d’arxiu i gestió documental entès com a unitat d’informació directiva – Joan Soler Jiménez

El legislador estatal s’inventà el concepte d’unitat d’informació a la Llei 19/2013 de transparència, accés a la informació i bon govern. A l’article 21.2 hi va descriure quines haurien de ser les seves funcions. En concret, recollir i difondre la informació pública objecte de publicitat activa; rebre i donar tramitació a les sol·licituds d’accés a la informació; fer els tràmits interns necessaris per donar accés a la informació sol·licitada; fer el seguiment i el control de la tramitació correcta de les sol·licituds d’accés a la informació; portar un registre de les sol·licituds d’accés a la informació; assegurar la disponibilitat en la respectiva pàgina web o seu electrònica de la informació, l’accés a la qual se sol·licita amb més freqüència; i mantenir actualitzat un mapa de continguts en el qual quedin identificats els diferents tipus d’informació que estigui en poder de l’òrgan. Les funcions, descrites d’aquesta manera, presentaven un sistema de mínims que permetia integrar la gestió de la publicitat activa i de les sol·licituds d’informació que fessin els ciutadans, en el marc del funcionament de l’organització interna de l’Administració general de l’Estat, tal com es diu a l’article 21.1. Finalment, l’article 21.3 plantejà que, fora de l’Administració general de l’Estat, tots els altres ens i administracions inclosos en l’àmbit d’aplicació d’aquest títol identifiquessin clarament l’òrgan competent de les sol·licituds d’accés, sense una obligació explícita d’anomenar-les unitat d’informació i deixant oberta la possibilitat de reaprofitar algun òrgan ja existent. Convé recordar que el 2013 vivíem immersos de ple en els efectes devastadors d’una crisi financera global i de les retallades que les administracions públiques van aplicar sense mesura. Això és important perquè en aquells moments la creació de noves unitats, ens o estructures administratives no era gens ben vista, atès que la voluntat política era precisament la d’aprimar l’Administració i no pas la de fer-la créixer. L’esperit de la llei estatal, almenys pel que fa a les administracions fora de l’Administració general de l’Estat, era el de reaprofitar estructures administratives existents, revisant-ne les funcions i incorporant-hi les noves.

Llegeix més »

Governança de dades, gestió documental o governança de la informació? – Joan Soler Jiménez

Hi ha una confusió freqüent entre conceptes que haurien de ser entesos d’una manera semblant. Probablement és una confusió promoguda voluntàriament per interessos concrets d’estructures governamentals i de grups professionals que, en comptes d’ajudar a resoldre’n la comprensió, acaben generant la sensació de l’existència de compartiments estancs que s’ocupen de coses que es venen com a diferents quan en realitat formen part d’un mateix ecosistema. És el cas de conceptes com els de gestió documental, governança de dades o governança de la informació. Què és què? I quan és quan? Això és el que, modestament, volem aclarir en aquest apunt. I ho fem amb la convicció que és vital arribar a un acord comú pel que fa a la manera com anomenem «allò» que duen a terme diàriament un conjunt de professionals, que apliquen un seguit de metodologies, que permeten acomplir unes normatives i que aporten solucions organitzatives orientades al tractament transversal, holístic i complet del capital informacional que produeix una organització. Per fer-ho, però, començaré explicant què cal entendre per capital informacional.Llegeix més »

Tasques essencials que resol la gestió documental – Joan Soler Jiménez

La pandèmia de la COVID-19 ens impacta amb duresa aquestes setmanes. Res no feia pensar fa un parell de mesos que ens trobaríem en circumstàncies tan excepcionals com les que ens toca viure. Tots els àmbits de la vida se’n veuen afectats i, per descomptat, també els laborals. En època de confinament, molts han hagut d’aprendre a teletreballar de manera productiva des de casa seva, a la vegada que moltes organitzacions públiques han hagut de superar dures proves d’estrès dels seus sistemes d’informació. El nivell de producció de dades, informació i documents potser ha disminuït, però la rellevància del capital informacional que s’està elaborant aquests dies és de molt alt nivell. Estem parlant de sistemes d’informació que creen dades, informació i documents essencials per donar suport i cobertura jurídica a tasques igualment essencials. I és que no hi ha res més essencial que poder salvar vides compromeses per un virus que no hi entén de temps i que té pressa per sobreviure. Qualsevol organisme reacciona davant dels riscos i, en aquest sentit, totes les administracions públiques, com qualsevol organisme, han reaccionat per no aturar dramàticament els seus serveis. Els serveis públics són més importants que mai davant de la intensa sacsejada provocada pel coronavirus.Llegeix més »

La importància de la gestió documental i arxiu. Estem conscienciats? – Cristina Biescas Socias

Imatge de cocoparisienne CC BY-NC-SA 2.0 – Pixabay

L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents estableix que “totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que abraci la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació dels documents i l’accés a aquests i en garanteixi el tractament correcte”. L’article 3 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, d’arxius i documents, afegeix “garantir el tractament correcte dels documents en les fases activa, semiactiva i inactiva”.Llegeix més »