Seguint amb els apunts en què hem parlat de la Finestreta Única Empresarial (FUE) –Donant resposta des de la FUE a 10 queixes freqüents d’empreses i professionals i Un llarg viatge: l’experiència de creació de la Finestreta Única Empresarial–, avui us expliquem com des de l’ecosistema de gestió de la FUE s’està treballant amb les dades i la importància del Directori d’empreses, establiments i registres.

A l’era digital, la gestió de dades s’ha convertit en un element central per a les administracions públiques. Però, qui és realment el propietari d’aquestes dades? I com se’n garanteix un ús ètic i responsable?

Històricament, l’Administració pública ha acumulat moltes dades en paper, en forma d’expedients agrupats en carpetes i caixes d’arxiu. Amb la transició a l’Administració electrònica, aquests prestatges físics van ser substituïts per bases de dades digitals. El repte en aquest moment és dotar a aquestes dades de valor real.

Això s’aconsegueix a partir de les interaccions amb empreses i professionals, cosa que permet convertir les dades electròniques en actius “vius” i útils per a la gestió administrativa.

Un dels conceptes fonamentals de la Finestreta Única Empresarial és que les dades generades o proporcionades per les empreses els pertanyen a aquestes i no a l’administració. No obstant això, quan aquestes dades es comparteixen amb l’Administració pública, aquesta assumeix la responsabilitat de gestionar-les de manera adequada, fet que aporta valor i utilitat per a l’empresa.

El marc legal necessari
A Catalunya, l’aprovació de la Llei 18/2020, de 28 de desembre, de facilitació de l’activitat econòmica va marcar un pas decisiu per simplificar i facilitar l’activitat econòmica, atès que va agilitzar els tràmits administratius per a les empreses del territori i va establir un marc normatiu que promou la digitalització dels processos i la gestió de dades. Aquesta Llei també fomenta la reducció de la burocràcia i millora l’accés a la informació, perquè ressalta la importància de la col·laboració i el compartiment d’informació entre les diferents entitats públiques per treballar de forma més coordinada. Això facilita els processos administratius i millora l’eficiència i la transparència.

El Directori d’empreses, establiments i registres
Un dels pilars d’aquesta Llei és la creació del Directori d’empreses, establiments i registres, una eina tecnològica que permet a l’Administració gestionar i aprofitar les dades disponibles en diferents repositoris i bases de dades, per oferir serveis personalitzats a les empreses. Gràcies a aquest Directori, les dades relacionades amb les activitats econòmiques i els establiments s’agrupen, es gestionen i es difonen de manera centralitzada, fet que proporciona informació rellevant i actualitzada a les empreses i els professionals, i també a les diferents administracions.

Empreses i professionals tenen accés a l’Àrea privada, on poden visualitzar tota la seva informació administrativa de manera integral:

· Hi poden consultar l’estat de les seves sol·licituds, conèixer els tràmits pendents, i consultar i gestionar els seus establiments i registres de manera centralitzada, la qual cosa millora la transparència en els processos administratius.

· A més, gràcies al Directori, poden recuperar automàticament les dades dels seus establiments i registres, fet que ofereix a l’empresa una visió de 360º de les seves dades.

· Al mateix temps, les dades es precarreguen en els diferents formularis de tramitació, la qual cosa redueix significativament la càrrega burocràtica i els temps de resolució, ja que evita que els empresaris hagin de subministrar dades que ja posseeix l’Administració.

· La precàrrega de dades estalvia errors i permet que els empleats públics hagin d’executar menys tasques de comprovació d’antecedents, per tant, redueix les peticions i les esmenes adreçades als empresaris. Així, es facilita la gestió i s’agilitza l’activitat empresarial.

Serveis de proactivitat
Un altre servei innovador que s’ofereix a les empreses consisteix en la configuració de serveis digitals proactius, basats en la gestió i l’anàlisi de les dades aportades pels titulars de les activitats econòmiques i integrades en el Directori. D’aquesta manera, es pot proporcionar informació anticipada i personalitzada sobre tràmits, possibilitats de finançament, esdeveniments i altres serveis adreçats a les empreses, cosa que ajuda a optimitzar els recursos i reduir els costos. Aquest servei és proactiu perquè, tot i que l’empresa no l’hagi sol·licitat, l’Administració, mitjançant l’anàlisi de les dades disponibles, identifica informació rellevant per a l’empresa o el professional i la comunica de manera anticipada, sense necessitat de cap petició prèvia. Un exemple en seria la comunicació sobre renovació d’inscripcions a registres o l’avís sobre possibles subvencions a les quals l’empresa pot optar.

Beneficis per a l’empresa
En resum, el fet de disposar de les dades que les empreses i els professionals ens han comunicat en totes les relacions que tenen amb les diferents administracions, i tractar-les de manera centralitzada per garantir que siguin les més actualitzades, ens permet:

· Simplificar els tràmits administratius, ja que les dades s’aporten només una vegada, i això fa que el temps de gestió es redueixi.

· Millorar la transparència envers les empreses, que sempre poden consultar la informació que l’Administració té d’elles.

· Oferir serveis proactius a les empreses d’acord amb aquestes dades.

· Facilitar l’accés a totes les administracions, amb la conseqüent reducció de requeriments de dades i documents existents, i l’optimització de recursos.

Des de l’Oficina de Gestió Empresarial, com a unitat impulsora del projecte de Finestreta Única Empresarial, seguim treballant per crear un entorn més àgil i eficient per al creixement de les empreses.

Ana Guerra Garcia
Coordinadora de les dades d’activitat econòmica
Oficina de Gestió Empresarial
Departament d’Empresa i Treball