L’Escola d’Administració Pública de Catalunya ha estat en els darrers 5 anys la seu de la Barcelona GovJam, un esdeveniment sobre disseny de serveis públics organitzat per l’estudi de disseny de serveis We Question Our Project en el marc de la Global GovJam, on cada any han participat alhora altres 30 a 50 ciutats arreu del món.  Per celebrar aquest cinquè aniversari s’ha iniciat la creació de la Comunitat Barcelona GovJam, una xarxa informal per als participants de totes les edicions.  El passat 4 de desembre es va organitzar una primera trobada de jammers i s’hi es va dur a terme una activitat per sentir la veu dels jammers i posar en valor el seu coneixement: un Open Space!!!

I què és això de l’Open Space?

És un espai per intercanviar coneixement i opinions entre un grup de persones d’una forma autorganitzada i amb una infraestructura mínima. En aquest tipus d’esdeveniment no hi ha ni formadors ni experts, ni discursos d’obertura; la intenció és que el coneixement sorgeixi del grup.

Els Open Space tenen quatre regles …

1. Qualsevol persona que es presenta és la persona adequada: qualsevol participant és adient simplement pel fet que s’ha preocupat de venir.
2. Qualsevol cosa que estigui succeint és l’única cosa que podrem arribar a tenir: s’ha d’estar atent al que està passant ara, en lloc de preocupar sobre el que podria passar.
3. Sigui quin sigui el moment en què comenci cada sessió, és el moment correcte: aquest principi ajuda a superar la manca d’un horari o agendes prèvies al Open Space i emfatitza la creativitat i la innovació.
4. Quan s’acaba la sessió, s’acaba: fomenta que els participants no desaprofitin el temps i, per contra, que canviïn a un altre tema quan una discussió deixa de ser fructífera per a ells.

… i un lema!!!!

Si en algun moment qualsevol participant sent que no està aprenent o contribuint en res, ha d’utilitzar els dos peus per anar a una altra sessió on pugui aprendre o contribuir. Ningú ha d’estar en una sessió que considera avorrida, només hi han d’assistir aquelles persones que estiguin realment interessades en el tema.

I com es fa això de l’Open Space?

• Abans de l’Open Space

1. 1. Es reserva l’espai i la data.
   2. S’envia la invitació explicant el funcionament de l’esdeveniment i el tema de treball.  
   3. Es munta un equip de facilitadors que expliqui i guiï el procés.
   4. Cal preparar els diversos espais que es volen fer servir, de manera que tinguin diferents disposicions, per fer les dinàmiques a mida dels participants.

• Durant l’Open Space

1. 1. El facilitador explica el tema que es tractarà a l’Open Space, el procés, els quatre principis i l’única llei.
   2. Es proposen temes i s’organitzen els horaris conjuntament (30 min).
      • Cada participant presenta a tothom durant 2 minuts el tema que vol tractar i l’estil de sessió que vol fer (xerrada,presentació, taller, conversa…).
      • Els assistents voten el seu interès a participar de la sessió, tot i que el vot no és un “compromís” d’assistència, només d’interès.
      • S’organitza la graella d’horaris, en franges de 30 minuts (tot i que es poden ajuntar franges per fer sessions d’una hora o més,, si així es demana) en funció als vots rebuts i a les característiques de l’espai que necessita.
      • Un tema es pot afegir a un altre si el promotor del tema receptor està d’acord, és a dir, es fusionen les sessions que són similars.
      • L’horari queda visible durant tot l’Open Space de manera que qualsevol podrà apropar-se a veure quines sessions s’estan tenint lloc en aquell moment i escollir a quina vol anar.
   3. S’inicien les sessions. És important que alguna persona de cada sessió la documenti (fotos, resum..).

I com ha anat l’Open Space de la I Trobada de Jammers de la Barcelona GovJam?

L’Open Space de la I Trobada de Jammers de la Barcelona GovJam era el primer de la comunitat i, possiblement, el primer organitzat dins de l’administració pública catalana. Per aquest motiu, es va triar un tema molt general i d’interès comú als participants —la innovació en els serveis públics. També es va adaptar la dinàmica, per tal de transmetre el concepte i la manera en què funcionaria l’esdeveniment des dels dies previs.

Es va fomentar que els participants proposessin sessions durant les dues setmanes anteriors. I se’ls va donar l’oportunitat conèixer-les i votar-les en línia. Així, a més d’engrescar-los a prendre un paper actiu, se’ls van anar explicant les regles i l’esperit de l’Open Space.

Per a la dinàmica, es va crear una imatge inspirada en la sèrie de televisió Stranger Things —l’autoorganització a l’administració pública és una cosa una mica estranya, no?—, així que, els tres espais diferents que es van utilitzar per fer-hi sessions simultànies, duien noms relacionats com “El laboratori”, “L’altra banda” o “La sala de jocs”. Aquesta darrera es va habilitar sense taules ni cadires per dur a terme dinàmiques més “actives”. 

I quins han estat els resultats?

Es van presentar un total d’11 projectes, propostes, debats i jocs… i les hem recollit en un tauler dinàmic, en el qual no només les podeu consultar, sinó que tothom qui ho vulgui, participants o no, podeu fer els vostres comentaris!!