La nova legislació sobre transparència i accés a la informació a Catalunya ha provocat canvis culturals de primer nivell. Aquesta ha estat una de les afirmacions més pronunciades d’ençà de l’entrada en vigor de la llei de transparència catalana al desembre del 2014. Han estat dos anys intensos des de tots els punts de vista. Les administracions catalanes han pres una consciència altíssima de la necessitat de posar a disposició dels ciutadans tota aquella informació de què disposen. Els responsables polítics i tècnics han pres nota de les peticions ciutadanes, cada vegada més insistents. Però encara hi ha molta feina a fer. I això passa perquè accedir a la informació no és simplement un requisit legal sinó, sobretot, la voluntat de reestructurar tots els sistemes de producció, gestió i difusió d’aquesta informació. De la petició legal a l’exercici pràctic hi ha un llarg camí que implica canvis en la manera de treballar i canvis organitzatius que permetin proveir millor la informació sol·licitada. Teoria i praxi es posen finalment en marxa i provoquen una reestructuració fins i tot del marc mental en què els treballadors públics afronten el seu dia a dia. Aquesta nova manera de fer, però, no és tan nova com molta gent es pot arribar a pensar i té certs precedents.

Catalunya disposa d’un sistema d’arxius que vetlla, des de la llei d’arxius i gestió de documents del 2001, per posar a disposició dels ciutadans la informació que les administracions catalanes han produït. Tretze anys abans de la llei de transparència catalana ja hi havia una llei, del mateix nivell i rang, que asseverava al seu preàmbul la necessitat de vetllar per la transparència de les activitats administratives. Des d’aleshores, el Sistema d’Arxius de Catalunya ha bastit una estructura de provisió d’informació de qualitat que ha impedit que, a dia d’avui, els canvis establerts per la llei de transparència hagin provocat el col·lapse de les administracions. Qui més qui menys s’ha trobat l’existència d’un sistema de gestió documental que ha permès poder incorporar sense massa dificultats la informació sol·licitada en el marc de la publicitat activa, als nous portals de transparència. Qui més qui menys ha observat que la resposta a les sol·licituds d’accés a la informació pública s’han pogut dur a terme en molt menys dels 30 dies que permet la llei. Hi ha hagut, doncs, la demostració que la feina feta amb anterioritat ha permès una transició més ordenada cap als nous sistemes del que hom es podia pensar.

Darrera de la gestió documental i els arxius hi ha una manera de treballar concreta que no es limita simplement a fer cas al procediment administratiu comú o a posar els documents produïts l’un darrere a l’altre per ordre alfabètic o temàtic. Darrere la gestió documental i els arxius hi ha una manera de treballar sistemàtica, coordinada, gens aleatòria ni discrecional, i amb un fort compromís cívic i vocació de servei. L’arxivística apareix aquí com una disciplina que articula una metodologia anomenada gestió de documents, que permet controlar les dades, la informació i els documents que es generen en una administració des del moment en què es produeixen fins al moment en què passen a una fase de conservació permanent. Als professionals d’aquesta disciplina ens agrada anomenar-ho “accés permanent” a la informació, el que demostra que no es guarden les coses simplement per guardar-les i ni molt menys per amagar-les ben amagades. L’accés permanent a la informació és la missió. Fer això permanent vol dir tenir la informació disponible sempre que sigui necessària en terminis curts de temps, potenciant l’eficiència administrativa i la qualitat de la presa de decisions.

Però accedir a la informació pública no és suficient si aquesta no és de qualitat. La legislació parla poc de la qualitat com a valor afegit de la informació presentada. Ha estat un error. Això fa que el ciutadà encara percebi com a mers exercicis de propaganda la publicació de la informació als portals de transparència. Cada vegada apareixen més veus que critiquen el fet que la informació apareix als portals de manera desorganitzada o en quantitats excessives. Tant la informació manipulada com l’excés d’informació actuen com a mesures dissuasòries contra la petició ciutadana d’accés i transparència. I de retruc, la confiança amb l’administració i els seus electes, no millora ni s’incrementa. Cal, per tant, millorar un punt clau: els mecanismes que permetin que la informació sigui de qualitat.

Quins mecanismes tenim a l’abast? De nou els arxius apareixen com uns veritables serveis de control de qualitat de la informació pública. Les tècniques aplicades pels arxivers permeten demostrar que les dades que s’han recollit són completes i honestes, sense errades o manipulacions. Que els documents gestionats han seguit un procediment legal i sòlid, sense mancances en les validacions ni les signatures. Que la preservació a curt, mitjà i llarg termini s’ha efectuat seguint les prescripcions legals, que no s’ha eliminat documentació de manera aleatòria ni fraudulenta. Que la informació que es presenta quan es rep una sol·licitud d’accés és acurada, ajustada a dret i completa. Que la documentació no es conserva de manera inadequada ni en espais indecents. Que la informació es troba ben classificada i descrita, i que es retroba de manera més àgil i efectiva. Allí on hi trobareu un servei d’arxiu i gestió de documents, hi trobareu els mecanismes a l’abast, n’estem plenament convençuts. I tot plegat ho diem perquè aquesta és la nostra feina i no una altra, i ens agrada fer-la bé. En els ajuntaments on les polítiques de transparència han inclòs aquests mecanismes, s’han trobat que entre un 65 i un 70% de les peticions d’informació pública es responen directament des dels arxius. No és una percentatge menor i demostra que l’activitat d’arxiu és molt més transversal que la seva acció estrictament cultural.

Els ciutadans cada vegada són més conscients del dret que tenen. Es demostra perquè les peticions d’accés van en augment arreu de les administracions catalanes, les peticions d’empara a la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública augmenten i les dades de provisió d’informació dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya cada vegada són més importants. No deixem però que la informació que rebin sigui poc acurada. Hem de promoure activament que la informació tingui la seva vinculació a la documentació d’origen, que es demostri que no és informació manipulada i que la traçabilitat de les decisions es pugui resseguir fàcilment. I és que la força de la qualitat informativa és en els documents originals que la contenen o en les mesures de control de qualitat en les dades obtingudes, i en com trobar-les, aquesta és la garantia d’una decisió fiable i de confiança.

Joan Soler Jiménez
President de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya