Hi ha nombrosos mètodes, criteris i orientacions per a millorar la productivitat personal. El mètode més reconegut és el que proposa David Allen i s’anomena “Getting Things Done” (GTD), traduït de forma arbitrària com “Organitza’t amb eficàcia”.

Ser productiu sense estrès és la promesa del mètode, que s’articula entorn del control del flux del treball. Aquest flux de treball considera cinc dimensions: la captura (registrar qualsevol assumpte o idea en “cistelles d’entrada”), la clarificació (convertir aquestes idees en tasques a fer, delegar o ajornar), l’organització (gestionar correctament l’agenda, les llistes de tasques i els projectes), la reflexió (tenir cura del sistema per prendre les millors decisions) i l’acció (executar atenent a la situació, el temps, l’energia i les prioritats). El mètode també ofereix orientacions estratègiques més generals per al treball personal (nivells d’enfocament) i per a la planificació personal, però no han estat una aportació tan significativa en entorns professionals.

Personalment, el mètode de David Allen m’ha ajudat molt a desenvolupar multitud de tasques i projectes simultanis, complexos i difícils de gestionar. Per això, el considero una bona aproximació a la productivitat personal, sobretot per evitar pràctiques estressants i improductives com treballar amb el correu electrònic obert, passar d’una tasca a una altra compulsivament o barrejar cistelles d’entrada, arxius i llistes de tasques.

Però les eines de productivitat són un marc limitador per a altres tipus de necessitats professionals com l’aprenentatge o la creativitat. Aprendre significa justament deixar de ser eficaç per desenvolupar nous coneixements o dur a terme procediments que no saps fer. No només vol dir dedicar temps a esmolar l’eina, també significa experimentar amb noves eines que potser ni s’esmolen! El mateix passa amb la creativitat, que sol·licita l’ús de l’atzar, el desordre i la serendipitat, i que implica experimentar i indagar en l’error i la disfunció. Crear, modelar, inventar nous problemes i situacions, inferir, interrogar-se… per —potser— no arribar enlloc de forma immediata i eficaç.

Organitzar-se amb eficàcia, doncs, no és un punt d’arribada. És el punt de sortida del treball professional, el quilòmetre zero que permet precisament alliberar temps i capital humà per a desenvolupar altres lògiques de treball igualment imprescindibles, com l’aprenentatge i la creativitat.

Organitzar-se amb eficàcia és imprescindible; si no ho fas, t’aconsello que hi dediquis temps i esforç. Això sí, sense oblidar mai que la bona productivitat és insuficient per a desenvolupar totes les competències professionals que necessites en un món complex, canviant i incert.

Boris Mir
Expert en aprenentatge i en transformació educativa.
Ha estat el director adjunt del programa Escola Nova 21 i actualment és formador i consultor en organitzacions educatives i institucions sobre innovació, facilitació del canvi i lideratge per a la transformació.
La mirada pedagògica