Hi ha una confusió freqüent entre conceptes que haurien de ser entesos d’una manera semblant. Probablement és una confusió promoguda voluntàriament per interessos concrets d’estructures governamentals i de grups professionals que, en comptes d’ajudar a resoldre’n la comprensió, acaben generant la sensació de l’existència de compartiments estancs que s’ocupen de coses que es venen com a diferents quan en realitat formen part d’un mateix ecosistema. És el cas de conceptes com els de gestió documental, governança de dades o governança de la informació. Què és què? I quan és quan? Això és el que, modestament, volem aclarir en aquest apunt. I ho fem amb la convicció que és vital arribar a un acord comú pel que fa a la manera com anomenem «allò» que duen a terme diàriament un conjunt de professionals, que apliquen un seguit de metodologies, que permeten acomplir unes normatives i que aporten solucions organitzatives orientades al tractament transversal, holístic i complet del capital informacional que produeix una organització. Per fer-ho, però, començaré explicant què cal entendre per capital informacional.
Apel·lo, per tal d’aportar claredat i per començar, a la definició clàssica de informació del professor Börje Langefors.[1] Segons aquest científic, la informació és el resultat d’un procés interpretatiu que empra unes dades, combinades amb un preconeixement durant un temps determinat. Aquesta definició, a més, es pot representar amb l’expressió següent: I = i (D, S, t). En aquesta proposta apareixen, per una banda, unes unitats bàsiques de contingut que són les «dades» i, a continuació, una informació, que només podem produir a partir de la interpretació d’aquestes dades. A continuació, quan aquesta «informació» es fixa en un suport, sigui digital, sigui analògic, és quan es configura el que s’anomena «document». Vist d’aquesta manera, les dades, la informació i els documents constitueixen el capital informacional d’una organització i en formen part. Per mitjà de processos interpretatius, l’organització utilitza el coneixement que aporten els tres elements per prendre les decisions més adequades, per donar continuïtat a un negoci, per oferir uns serveis a la ciutadania o simplement per funcionar. Dels tres elements, evidentment en predomina un, el de la informació, que és l’objecte definit però que, per disposar-ne, necessita els altres dos elements. Així, les dades, la informació i els documents són inherents al concepte de capital informacional i no es pot prescindir de cap. Per a més claredat aportem un símil que pot ser d’utilitat: el capital informacional seria com l’aigua, que pot aparèixer líquida (dades), gasosa (informació) o congelada (documents), però que sempre segueix essent aigua. I l’aigua, com deia el savi, flueix, però també es consumeix i es conserva. Dit això, podem dir que qualsevol acció de govern per part d’una organització sempre genera capital informacional, i la necessitat de gestionar aquest capital informacional és inherent a qualsevol acció de govern. La pregunta que s’ha de respondre ara és si aquest capital informacional es «gestiona» o es «governa».
Pierre Bourdieu,[2] un dels grans teòrics del concepte d’Estat i de les dinàmiques de l’acció de govern de les organitzacions, considera que una de les maneres que tenen els governs de posar en pràctica el control simbòlic dels governats és precisament mitjançant operacions centralitzadores de capital informacional, mitjançant l’acumulació de coneixement en arxius o mitjançant la classificació unívoca i unilateral. Pierre Bourdieu delimita, doncs, la importància de la gestió documental i dels arxius en aquesta matèria, atès que permeten concentrar bona part del capital informacional de les organitzacions. Tanmateix, la seva definició de capital informacional és limitativa, atès que el percep com una mera suma de recursos i productes que —tot i ajudar a configurar un valuós capital cultural a la institució— només són percebuts com a estàtics i passius per si mateixos. D’aquesta manera, el capital informacional només seria objecte de «gestió» i residiria emmagatzemat en sitges com si fos el gra de l’última collita de blat.
Cees Jan Hamelink,[3] professor emèrit de gestió de la informació i el coneixement, va una mica més enllà en la idea de capital informacional i planteja que els recursos i els productes, en comptes de mantenir-se estàtics i passius, només guanyen sentit i valor si superen l’efecte «sitja» de la definició anterior. Així, si contextualitzem el capital informacional amb una capacitat financera que en permeti la conservació, amb habilitats tècniques d’administració que en permetin la «gestió», amb habilitats d’anàlisi que en permetin la disponibilitat i el retorn social, i amb la capacitació intel·lectual de professionals que n’avaluïn l’autenticitat i en filtrin la qualitat, el seu potencial es multiplica exponencialment. Hamelink, per tant, sol·licita un model de «governança» que permeti que aquest capital informacional pugui ser fruït i generi evolució positiva. El paper del capital informacional deixa de ser el d’un agent passiu i passa a ser el d’un agent actiu.
Plantejat el concepte de capital informacional d’aquesta manera, conceptes com gestió documental o governança de dades es queden curts per incomplets. El primer, perquè es pot entendre només com una metodologia holística orientada a la preservació i a la provisió d’accés a evidències de qualitat i autèntiques que podem trobar en format de dades o de documents, però que roman subsidiària de decisions estratègiques que, si no es prenen, no es permet que es desplegui plenament. És indiscutible que la gestió documental, tal com està definida legalment, no disposa de la capacitat de «governança» ni de la influència necessària per estendre a tota l’organització els seus beneficis. Per altra banda, la governança de dades dibuixa un ecosistema organitzatiu orientat a la gestió, la posada en valor, l’explotació i la difusió d’aquestes petites unitats de contingut, però no vetlla ni per preservar-les ni per tenir cura de la seva capacitat evidencial, i oblida, fins i tot, el valor que pugui aportar aquell capital informacional que resideix només en documents o, fins i tot, encara en format analògic. Així, gestió documental i governança de dades són només dos moments possibles en què s’apliquen tècniques de control i explotació del capital informacional d’una organització, però no permeten, per si mateixes, una gestió del «tot».
Que no resolen la governança global d’una organització ho demostra el fet que moltes administracions busquen solucions desconnectades entre les polítiques de gestió documental o les de governança de dades. Mireu qualsevol administració catalana; estan curulles d’exemples. En el millor dels casos, els òrgans responsables de gestió documental i de governança de les dades es coneixen i es parlen. Rarament, però, s’acaben interconnectant o treballant conjuntament. En el pitjor dels casos, ni es coneixen. A més, el que s’observa és que, malgrat que la gestió documental existeix de fa molt de temps, la governança de dades apareix ara com si fos una solució ex novo al problema de la governança de la informació, quan ja existien mecanismes que permetien més o menys tenir aquest control del capital informacional. Podríem dir, fins i tot, que el concepte de governança de les dades és profundament ideològic, en el sentit que fa predominar amb una superioritat moral excessiva allò presumptament «nou», com poden ser les dades en digital i la seva explotació, per sobre de coses necessàries, com pot ser la gestió i preservació d’aquestes dades. Un biaix ideològic que creu que la mera existència de les dades transitant còsmicament gràcies a la transformació digital és suficient perquè aportin valor i evolució positiva. El que hi ha, en realitat, és una cesura volguda i premeditada per separar l’objecte de la metodologia, de manera que es discrimina tot el que és anterior per una idea falsa de progrés. La voluntat de gestió i govern unitari i complet és el que hauria de predominar, i més ara, en què la complexitat s’incorpora definitivament a la presa de decisions i a la gestió completa d’un munt d’eines i necessitats noves. Tenir la capacitat de governar la complexitat —allò que Daniel Innerarity[4] ha definit com el gran repte de les democràcies actuals— només es podrà fer amb visió holística, amb una voluntat clara per part de les organitzacions de controlar la totalitat del capital informacional i, sobretot, entenent el poder com una capacitat distribuïda. Com diu aquest autor, la complexitat no és una disculpa, sinó més aviat una exigència. Sense una distribució de poder justa, només serà l’autoritat determinada per la major o menor disposició de recursos humans i de pressupost la que delimitarà com s’afronta la complexitat de la governança de la informació. I si això depèn d’una distribució desigual d’aquests recursos, tal com passa ara, entre els responsables de les diferents parts d’un mateix problema, aleshores simplement es generarà desigualtat i s’aprofundirà en la ineficiència de l’organització.
Aquest escenari de desigualtat és el que tenim ara, acceptem-ho. I ve provocat, com dic, per interpretacions voluntàriament interessades sobre el predomini de la «governança de les dades» sobre «l’antigalla» que representa de la «gestió documental». Quan el que caldria és reconèixer de manera honesta i sincera que les diferents peces del tot que significa el capital informacional només podran ser explotades amb un sistema de governança de la informació complet i exhaustiu que no oblidi res. I, menys encara, que ho oblidi volgudament.
Joan Soler Jiménez
President de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya
Director de l’Arxiu Històric de Terrassa
[1] LANGEFORS, Börje. Essays on Infology. Summing up and planning for the future. Dept. of Information Systems. Göteborg: Göteborg University, 1993.
[2] BOURDIEU, Pierre. Razones prácticas. Sobre la teoría de la acción. Barcelona: Editorial Anagrama, Colección Argumentos, 1997, pàgs. 99 a 100.
[3] HAMELINK, Cees Jan. The Ethics of Cyberspace. London: Sage, 2000, pàg. 91.
[4] Innerarity, Daniel. Pandemocracia. Una filosofía de la crisis del coronavirus. Barcelona: Galaxia Gutenberg, 2020, pàgs. 52, 50 i 79.